Je suis sûr que nous avons tous écrit des courriels à un moment ou un autre. Dans de nombreux cas, le cadre est formel, comme pour envoyer un message à un directeur de thèse, postuler à un emploi, etc.

Mais les e-mails peuvent également être informels, comme une conversation avec un ami, un membre de la famille ou un collègue que vous connaissez bien.

Malgré toutes les utilisations que j’ai mentionnées ci-dessus, il existe certaines règles d’étiquette ou de savoir-vivre que vous devez suivre pour vos e-mails formels et informels. Celles-ci sont nécessaires pour assurer une communication efficace, sans gaspiller le temps ou les efforts de qui que ce soit.

C’est pourquoi j’ai créé cet article pour partager 6 méthodes courantes pour améliorer votre étiquette de courrier électronique. À la fin, je m’attends à ce que vous maîtrisiez l’art de la messagerie et que vous réussissiez à impressionner les destinataires avec votre écriture. Alors, commençons.

6 conseils pour améliorer l’étiquette des e-mails

Vous trouverez ci-dessous 6 méthodes pour vous améliorer dans la messagerie électronique. Suivez chaque étape à la lettre pour ne rien manquer.

1. La ligne d’objet est la première impression – soyez claire et impressionnante

L’objet du message est la première impression que le destinataire reçoit d’un e-mail. Il s’agit d’une phrase qui indique au destinataire l’ essentiel du message.

Vous devez donc toujours rédiger une ligne d’objet claire , non seulement pour inciter les utilisateurs à ouvrir votre message, mais aussi pour leur faire gagner du temps dans la détermination de ce que vous voulez dire.

Une ligne d’objet efficace est précise, ce qui permet de définir le ton et le mode de communication appropriés pour le lecteur. Elle vous aide à transmettre efficacement les points demandés, rendant ainsi vos efforts de communication fructueux.

N’oubliez pas que si vous commencez avec une bonne impression, il y a de fortes chances que les gens vous écoutent et agissent en fonction de l’action demandée (CTA).

1. S’adresser au destinataire est très important

« Cher Monsieur » ou « Chère Madame » est une bonne façon de commencer un e-mail formel. Essayez cependant de préciser le nom ou le titre du destinataire si vous en avez connaissance.

Par exemple, écrivez « Cher responsable des ressources humaines » lorsque vous postulez à un emploi. Ou « Cher comité de sélection » lorsque vous soumettez votre candidature pour des études supérieures.

Si vous parlez à un ami, vous pouvez simplement dire « Bonjour [nom du destinataire] » pour commencer. Mais n’oubliez jamais les salutations dans votre e-mail .

Premièrement, il est impoli de commencer votre message sans formuler de salutation. Deuxièmement, le destinataire s’investit dans votre e-mail une fois que vous vous adressez à lui de manière appropriée.

Commencez donc toujours vos e-mails de cette manière. Passez ensuite à la rédaction des paragraphes d’introduction et du corps du message.

1. Tout le monde est occupé – Gardez le corps concis et bien concentré

Il est de bon ton de rédiger des paragraphes concis et ciblés. Cela montre que vous respectez le temps des autres en allant droit au but.

Évitez les détails inutiles qui n’ajoutent aucune valeur à la conversation dans son ensemble. Rédigez des paragraphes courts et utilisez des puces pour rendre l’e-mail encore plus facile à lire.

Cependant, nous comprenons que de nombreuses personnes rencontrent des difficultés dans le processus de concision, rendant parfois les courriels trop longs ou verbeux.

C’est pourquoi nous vous suggérons de tirer parti d’un outil en ligne pour resumer un texte, rapidement et efficacement.

Ci-dessous, nous avons utilisé un exemple d’e-mail pour montrer comment les outils peuvent contribuer à votre vie quotidienne pour rendre les messages plus significatifs.

Comme nous pouvons le constater, le texte obtenu est beaucoup plus clair et plus facile à lire que l’original. Rédigez donc le corps de votre e-mail de la même manière et respectez le temps et les efforts des autres.

1. Utilisez un ton approprié

Que vous vous adressiez à quelqu’un que vous connaissez ou à quelqu’un que vous ne connaissez pas, le ton doit toujours correspondre.

Par exemple, pour écrire un e-mail à votre directeur ou à quelqu’un de plus haut placé dans la hiérarchie, vous devrez peut-être utiliser un langage formel et professionnel. Cela signifie qu’il ne faut pas utiliser d’argot, d’expressions idiomatiques, de blagues ou de mèmes.

À l’inverse, si vous devenez trop formel avec un ami ou un membre de votre famille, cela va devenir très étrange pour eux. Ils peuvent avoir l’impression que vous essayez de vous éloigner d’eux, ce qui peut accroître les tensions dans la relation.

Vous devez donc apprendre les règles de savoir-vivre en matière de courrier électronique afin d’adapter le ton de votre écriture en fonction du destinataire. Vous pouvez également utiliser une reformuler un texte par Editpad pour maintenir automatiquement la cohérence tonale du message.

Cela laissera une impression durable sur les lecteurs car ils seront heureux d’être abordés de la bonne manière.

1. Répondez toujours à temps – c’est un signe de respect

La meilleure pratique éthique consiste à répondre aux e-mails dans les meilleurs délais, car cela favorisera une bonne boucle de communication avec le destinataire. Si, pour une raison quelconque, vous n’êtes pas en mesure de répondre dans les délais, faites savoir à l’autre personne que vous la contacterez ultérieurement.

En prêtant attention aux e-mails reçus, vous permettez à l’autre personne de savoir que vous êtes effectivement une personne responsable. Cela permet de développer des relations durables, vous permettant de réussir à la fois sur le plan personnel et professionnel.

En plus de répondre dans les délais, vous devez par ailleurs faire attention au bouton « Répondre à tous » . Ne l’utilisez que si votre réponse concerne l’expéditeur d’origine. Cependant, une mauvaise utilisation de cette option peut encombrer inutilement les boîtes de réception, ce qui n’est pas considéré comme une bonne étiquette de courrier électronique.

1. Relisez pour détecter et supprimer les erreurs

Enfin, avant de cliquer sur « envoyer » ou « répondre », assurez-vous de lire attentivement les messages et de corriger les problèmes que vous rencontrez. Il peut s’agir d’erreurs de ponctuation ou de fautes de frappe. Ou d’erreurs logiques impliquant un flux de pensées irréaliste. Par exemple :

« Je suis donc allée faire des courses avec Charles pour lui apporter des médicaments et des collations. Charles va bien aujourd’hui mais hier, il souffrait d’un violent mal de tête. »

Dans le texte ci-dessus, le flux est incorrect car la deuxième phrase doit venir en premier. Ce type de problème dégrade la clarté de votre e-mail, ce qui est mauvais pour votre étiquette de courrier électronique.

Par conséquent, relisez vos e-mails pour les rendre cohérents et grammaticalement soignés avant de les envoyer aux destinataires souhaités.

Derniers mots

Améliorer l’étiquette du courrier électronique est essentiel pour une communication efficace, que ce soit dans des contextes formels ou informels .

Pour améliorer vos compétences en matière d’e-mailing, il est essentiel de commencer par une ligne d’objet claire, de vous adresser correctement au destinataire, de garder le corps de l’e-mail concis et ciblé, d’utiliser un ton approprié et de répondre rapidement.

Enfin, relisez correctement votre message pour vous assurer qu’il est exempt de tout problème logique ou grammatical afin d’impressionner vos destinataires.