Comment bien gérer vos mails

Tournesol

Tournesol

Conseils pour le contenu d’un message email.

Partage d’expérience

Voici un article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique.

Certes il existe des quantités d’articles sur le sujet sur le web mais mon propos est de vous part de mon retour d’expérience et d’échanger avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication.

Ce qui m’intérèsse c’est de partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et améliorer votre relation avec cet outil qui a envahit notre quotidien.

Des erreurs à ne pas commettre

Le contenu de votre message est bien sûr le point clé puisqu’il va délivrer ce que vous voulez exprimer. Il sera d’ailleurs important une fois que vous aurez finalisé votre contenu de vérifier son adéquation avec l’objet de votre message (cross-check).

Vérifier l’ adéquation avec l’objet de votre message

Quoi de plus désagréable que de recevoir un mail dont l’objet a peu ou prou de cohérence avec son contenu. Pensez-vous toujours à l’état d’esprit de votre ou vos destinataires en ouvrant et lisant votre message. Le risque si l’objet était juste là avec une intention d’accroche c’est que votre destinataire ne lise pas complètement et le supprimer sans prendre la peine de vous répondre et là l’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté. Pire, en cas de demande de rendez-vous ou de demande d’emploi le risque est que vos prochains mails ne soient même pas ouverts.

L’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté

Le contenu d’un mail doit être différencié de celui d’une lettre. Soyez bref, précis, utiliser les mots justes.

Une des erreurs est d’écrire un mail comme si votre destinataire était en face de vous. Il ne l’est pas et votre mail sera peut-être lu dans une heure, un jour, une semaine ou jamais.

Faites des phrases courtes. Soignez la ponctuation, c’est elle qui va marquer le rythme de lecture de votre destinataire.

Une seule idée par paragraphe et au maximum 3 paragraphes par mail. Si vous avez besoin de vous fournir plus d’explications alors ne le fait pas dans le contenu du mail Utiliser un traitement de texte pour structurer votre pensée et joignez le document à votre mail.

Utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes

Attention voici les 3 principales erreurs à ne pas commettre avec l’envoi d’un mail avec une pièce jointe :

  • La première oublier la pièce-jointe. Qui ne l’a pas fait ? et là en général au mieux vous avez une volée de retour de mail vous la demandant (ironiquement) au pire vous donner l’image de quelqu’un qui manque de rigueur (demande d’emploi ou de stage par exemple)
  • Votre destinataire a-t-il le bon logiciel (ou la bonne version) pour ouvrir votre pièce-jointe, utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes vous évitera bien des soucis.
  • Votre messagerie ou celle de votre destinataire limite peut-être la taille de vos pièces jointes. Au mieux votre message ne partira pas, au pire il n’arrivera jamais et toutes les messageries ne vous informeront pas forcément de ce cas.

Pour conclure le contenu de votre message, n’oubliez pas de le signer et d’ajouter vos coordonnées si vous pensez que c’est utile.

bernieshoot blogger photographe chroniqueur

Photo de couverture prise  le dimanche 31 août 2014  : «  Le jardin extraordinaire »

Une animation à l’entrée gratuite née d’une rencontre entre agriculteurs et artistes dont l’objectif est de rendre l’Art accessible à tous.

“ une rencontre entre agriculteurs et artistes „

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85 commentaires

  10. a des amis pas utile de mettre les coordonnées par contre tout autre destinataire c’est aussi une politesse. Bisoussssssss

  13. Bonjour ! j’ai mis un post visiteurs, laissez votre com unique, afin que je puisse vous retrouver plus facilement merci, bonne journée bisous….

  17. La photo est belle , mais alors le pdf, moi je déteste ! Je reçois plein d’affiche en pdf et après pour le mettre sur le blog c’est franchement une horreur, la qualité est pourrie après
    A bientôt

  20. Bonjour
    Magnifique cette photo!
    Moi je suis un peu perdu avec l’informatique..;J’y comprend strictement rien…
    Belle journée

  25. j’utilise le format pdf quand je ne connais pas les logiciels de mon destinataire, quand je suis sure qu’il possède un logiciel spécifique, j’utilise celui là. merci pour ces conseils, c’est toujours interessant. bises. celine

  28. bonsoir Bernie …. tes conseils sont très judicieux …. je pense que bien des gens seront satisfaits de les appliquer …. une chose que je pourrais rajouter …. Eviter les Majuscules …. çà donne un caractère agressif au message … même s’il s’agit du mot "Cordialement" … de même les abréviations sont parfois ressenties comme du "je m’en foutisme" … pour ma part je déteste voir écrit "Cdlt" … idem pour bonjour que je n’apprécie pas sous la forme "Bjr" ou encore "Slt" pour salutations
    bonne fin de soirée – bisous

  32. Merci pour les bons conseils
    j ai fait pas mal d erreurs au debut de mon arrivée sur le pc
    mais je fait attention maintenant
    bonne soiree
    kenavo

  36. merci pour ces conseils, pjtg se considère comme un laboratoire où nous travaillons à affiner, à avancer, si cela devait apparaître ailleurs se serait retravaillé. pour le moment les commentaires nous aident à prendre un peu de recul, et c’est un moyen de partager en toute sincérité.

  37. C’ est BOileau je cris que disait que
    ce qui se conçoit bien
    s’ énonce clairement
    et les mots pour le dire
    arrivent aisément !
    Tu as raison, il faut être précis et concis.
    La photo de la fleur est magnifique, et je pense à une gaillarda !
    Bonne soirée
    Amitié

  39. Merci pour le lien Bernie… Un tournesol en bonne compagnie… dame abeille ! Pour le mail j’emploie peu… suis à la retraite, il sert surtout de coucou aux enfants… merci, jill

  42. bonjour, oublier la pièce jointe, çala fout mal; combien de fois ça m’est arriv é, m’attirant les foudres de mon chef… quand c’est à ma direction, je m’excuse platement… heureusement ils commencent à me connaître, une étourdie doublée d’une personne qui clique trop vite !!! je te souhaite une bonne journée bisous

  45. Coucou Bernard,
    Très chouette photo. Pas évident en plus de pouvoir capturer en photo les petits insectes!! ^^
    De toute façon, en grande fan de la nature, je ne peux qu’apprécier tes jolis clichés de fleurs!!!
    Bonne semaine à toi, bisous.

  47. Bonjour
    C’est certain que sur un mail, il ne faut pas écrire comme un courrier ordinaire…encore moins comme un entretien !…
    Par contre pour la pièce jointe, j’utilise rarement PDF c’est sans doute une erreur…
    Sincèrement
    Jean

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