Comment optimiser efficacement votre gestion du temps ?

Les jours ont 24h pour tout le monde. Pourtant, afin d'avoir le temps suffisant pour accomplir les tâches de la journée une bonne gestion du temps s'impose.

Plus d’efficacité, pour moins d’efforts est sans doute le meilleur des conseils pour apprendre à gérer son temps. Nous sommes bien d’accord que savoir gérer son temps est tout sauf une obligation, notamment dans le cadre professionnel. Ceci étant, il existe des personnes qui ne savent fonctionner dans une sorte de bazar organisé, et je ne suis pas certain qu’aller contre-nature serait productif.

Courir après le temps qui file peut devenir usant, et en prendre conscience est un déclic pour essayer de mettre en place une méthode pour améliorer votre gestion du temps. Rentabiliser le temps dont on dispose, c’est être plus productif pour avoir le temps de respirer. La productivité a aussi des effets positifs.

La gestion du temps, c’est quoi ?

Attention, il ne s’agit pas de vouloir en faire plus chaque jour, mais de faire mieux pour atteindre vos objectifs. Pour moi, il est d’ailleurs important de hiérarchiser ses objectifs dans le temps, et de définir si l’objectif est à atteindre :

• le jour même
• dans la semaine
• dans le mois
• dans l’année

Et la première étape d’une bonne méthode est d’avoir une vision objective du temps pour atteindre un objectif. Naturellement, pour un même objectif le temps varie d’une personne à l’autre, mais si vous voulez apprendre l’anglais en une semaine, nous savons vous et moi que ce n’est pas réalisable.

Ainsi, la gestion du temps va vous amener à contrôler le temps que vous allez passer à faire une tâche. Vous allez devoir évaluer ce temps, et ce, de manière réaliste. Par exemple, si vous devez écrire un article de blog, et que vous envisagez d’y consacrer une heure, il sera intéressant de vérifier combien de temps vous y avez réellement passé. Ceci vous permettra d’ajuster votre gestion du temps.

Que pensez des To-do lists ?

Il est très tendance aujourd’hui de faire des listes de toutes les tâches que l’on doit effectuer, ces fameuses to-do lists que parfois, on va prendre plus de temps à écrire qu’à réaliser. Je sais, j’exagère un peu, mais quand je vois des conseils où l’on vous explique l’importance qu’une liste soit complète et qu’il faut absolument un outil pour gérer les to-do lists, je pense que c’est mal parti pour une bonne gestion du temps.

Pour autant, je suis convaincu qu’une liste de tâches est fondamentalement essentielle, mais doit être réaliste et réalisable. Il m’est arrivé au début de faire des listes qui avaient une vingtaine ou plus d’objectifs à réaliser. Quoi de plus frustrant que de se rendre compte en fin de journée que même pas la moitié des tâches avaient été réalisées. C’est absolument démotivant.

Au fil du temps, j’ai trouvé la jauge qui était la bonne pour moi, avec toujours en toile de fond la notion de temps, c'est-à-dire savoir si je dois accomplir la tâche dans la journée ou dans la semaine.

C’est ainsi que j’établis deux listes :

- une liste journalière avec 5 tâches

- une liste hebdomadaire avec 5 tâches, différentes des journalières.

Comme outil, j’utilise un papier et un crayon, mais pourquoi pas le faire avec son smartphone. L’outil, comme je l’ai déjà dit, est seulement là pour mettre en œuvre une solution, à vous de trouver celui qui vous convient. L’avantage de ces deux listes est qu’il ne me faut pas plus de dix minutes par jour pour les concrétiser.

Pour être plus précis, je priorise aussi les tâches sur les deux listes, afin de faciliter l’organisation de mes journées. Mon emploi du temps n’est jamais complètement rempli, parce que les imprévus font partie du charme de la vie. Si vous avez des journées sans imprévu lever la main ? Nous sommes d’accord, et il est donc stupide de se créer un emploi du temps où les tâches s’enchaînent, ça ne fonctionne pas.

Ensuite, la bonne gestion du temps, c’est de faire un bilan journalier et hebdomadaire. Le bilan journalier consiste à savoir si j’ai accompli les 5 tâches, et en combien de temps, et à avoir un regard sur la liste hebdomadaire. Ceci me permet de mieux évaluer le temps que je mets pour les tâches répétitives.

Le bilan hebdomadaire, plus difficile à atteindre, est surtout passé à évaluer précisément le temps passé sur des objectifs plus longs à atteindre. Mine de rien, c’est un exercice qui nécessite de prendre le temps de noter le temps passé à chaque fois que j’ai travaillé sur la tâche. Cette enveloppe de temps, permet de rationaliser le ratio tâches du jour, tâches hebdomadaires.

Pour être complet, les objectifs que je compte atteindre en un mois sont découpés en objectifs par semaine. Ce découpage permet de tracer le chemin pour atteindre l’objectif, c’est une méthode qui a fait ses preuves, et prendre le temps de le faire, c’est gagner du temps.

Au final, mettre en place ces deux listes de tâches, est une méthode redoutable pour optimiser efficacement votre temps. La seule réserve est de trouver le nombre de tâches adapté à votre vie, et vous seul avez la réponse. Si le soir, il vous en reste trop, diminuez le nombre. Si à midi, vous avez terminé, augmentez-le. A vous d’ajuster vos objectifs, pour ne plus courir après le temps.

Et vous, comment gérez-vous votre temps ? Est-il utile d’optimiser sa gestion du temps ?