Mes astuces pour gérer facilement vos mails

« Vous avez un nouvel e-mail » une notification qui peut se reproduire des dizaines, voir des centaines de fois par jour, et vous faire perdre votre temps tout en polluant votre efficacité. Pourtant gérer vos mails sans être submergé, demande juste de l’organisation. Voici mes astuces.

lac montagne ariege

 

Gérer efficacement et simplement sa messagerie

Le ménage de la messagerie, une routine quotidienne.

La messagerie électronique a désormais pris le dessus sur le courrier postal. Nous avons tous encore notre fameuse boîte aux lettres, et nous recevons notre courrier du lundi au samedi, sauf naturellement les jours fériés.

Que se passe-t-il si vous n’allez chercher votre courrier dans votre boîte aux lettres ? Elle va tout simplement déborder, ou même saturer, notamment en cas d’absence. C’est d’ailleurs pour cela que très souvent, nous demandons à la famille, un ami, ou un voisin de venir ramasser notre courrier.

D’ailleurs, cela permet que le courrier ne soit pas abîmé en cas de pluie, mais aussi cela n’indique pas votre absence. Plus qu’une astuce, ma première recommandation sera, pour votre messagerie personnelle, de ne pas utiliser de message de réponse automatique indiquant votre absence. Cela indique clairement que vous êtes absent de votre domicile, et peut donner des idées à des esprits malveillants.

Revenons à notre messagerie électronique, il est important de faire son ménage tous les jours, sauf le dimanche et les jours fériés, car il faut savoir se déconnecter. Ceci va vous permettre d’éviter d’avoir un nombre important de messages non lus, et d’avoir une vision claire et précise des nouveaux messages.

 

Avant de vous abonner à des newsletters, réfléchissez !

Tout comme nos boîtes aux lettres peuvent être envahies par la publicité, votre messagerie peut déborder parce que vous recevez un nombre incalculable de newsletters. Parfois, vous vous retrouvez abonné à une newsletter parce que la case « j’accepte de recevoir des offres » était cochée par défaut. Avant de cliquer, vous devez avoir tout lu, « je réfléchis, puis je clique » et non « je clique et je verrais bien ».

Cela étant, la gestion de vos abonnements reste un élément déterminant pour vous faciliter la vie. Lorsque vous vous rendez compte que vous vous contentez de supprimer une newsletter sans même la lire pendant plusieurs jours, ou semaines, il devient clair que vous avez tout intérêt à vous désabonner. Par expérience, il est plus facile de s’abonner que de se désabonner, d’où l’intérêt de se réfléchir avant de s’abonner.

Afin de diminuer ce type de mail, je préfère suivre les sites en utilisant le flux rss (Really Simple Syndication). Pour faire simple, c’est un autre moyen d’être informé des nouvelles publications sans subir les relances non désirées. J’utilise l’outil Feedly, qui propose une version gratuite qui suffit amplement à mes besoins. Les explications sont en anglais, je n’ai pas trouvé de version française.

Simplement avec ces deux étapes :

  • Vider sa messagerie au quotidien
  • Limiter les abonnements aux newsletters

Vous allez améliorer la gestion de votre messagerie d’au moins 75 %

 

Regarder en permanence sa messagerie : une vraie erreur

Ne passez pas votre journée à attendre un nouvel e-mail ! Est-ce que vous restez devant votre boîte aux lettres à attendre le facteur ? Non, alors agissez de même avec votre messagerie.

Les bonnes pratiques quotidiennes sont de :

  • Désactiver les notifications de nouvel e-mail
  • De ne pas regarder sa messagerie tout en faisant autre chose
  • D’avoir une routine de lecture des messages
  • De prendre le temps de répondre
  • De supprimer au fur et à mesure les messages que vous ne souhaitez pas garder

Personnellement, je regarde ma messagerie quand je me connecte, et je commence par faire le ménage, puis je regarde les messages qui demandent des réponses, et je décide si je réponds rapidement, ou si le sujet demande, réflexion je prends le temps de réfléchir.

Je me souviens lorsque j’étais en activité d’avoir régulièrement vu des collègues répondent dans la minute à un message qui comportait une pièce-jointe de plus de cent pages. Sans doute, étaient-ils très occupés pour répondre si rapidement, et avaient une vitesse de lecture jupitérienne… D’ailleurs, n’oubliez pas que prendre son téléphone, ou aller voir la personne est souvent beaucoup plus efficace et vous fera faire un peu d’activité physique pour votre bien-être.

 

Plus la gestion est simple, plus c’est facile

Les messageries disposent aujourd’hui de nombreuses options pour filtrer vos messages, créer des règles de classements… Comme toujours, mon regard est le même face aux outils : ils sont un moyen, pas une solution. Pour planter un clou, j’ai besoin d’un marteau, mais fallait-il mettre un clou ou une visse, c’est la vraie question.

Certains utilisent des dossiers « très urgent », « urgent », « un peu moins urgent ». C’est un niveau de subtilité qui me dépasse, et je préfère me passer de ces gadgets qui au final font perdre du temps.

jet eau geneve suisse

 

Et vous :

  • Recevez-vous beaucoup de mails ?
  • Gérer vous vos abonnements aux newsletters ?

Quelles sont vos astuces pour gérer votre messagerie ?

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Bernie
Bernie

Moi, c'est Bernie. Incubateur d'actualités pour vous informer autrement.

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42 commentaires

  1. bonjour
    de bons conseils, j’essaie de le faire une fois par jour…et en principe je n’ai pas d’abonnement donc un moins dans mes mails
    bonne journée

  2. Grrrrr …. je ne sais pas comment j’ai fait mais mon commentaire est parti tout seul ! Je disais que pour les blogs je fais le ménage régulièrement.
    Belle journée … et bon anniversaire !
    Cathy

  3. Personnellement j’ai 3 messageries. Une pour les blogs, une autre pour facebook et un forum dont je fais partie, et une troisième pour tout le reste, celle-ci je ne la consulte pas tous les jours, les autres oui. Je fais très attention, par exemple quand je commande quelque chose sur le net, à ne pas m’abonner à la newsletter. Pour les blogs je fais le ména

  4. Coucou, j’espère que tu vas bien ?
    Je suis de retour et viens de me réinscrire à ta news, mais sans doute que je passerais moins et que mon blog sera un peu au ralentit. Il faut bien profiter de l’été quand il est là¨
    Il faut aussi trier toutes ces photos faire les diapos et articles ce qui prend énormément de temps. Mais l’essentiel et de ne pas s’oublier. Bises amicales
    P.S. ceci un copier/coller pour la reprise et pour tous…C’est plus simple pour moi.

  5. et oui tu as raison, c’est en tout cas ce que me répète mon fils assez souvent….mais j’y arrive, on voudrait tout garder, mais c’est devenu impossible….merci pour tes renseignements et passe un agréable lundi

  6. Je garde mes anciens abonnements… et il m’arrive de m’abonner maintenant dans les readers… mais je ne vais plus systématiquement lire tous les articles, surtout lorsque je m’absente longtemps.
    Pour le reste, je consulte mes mails une fois par jour, sauf lorsque j’attends une réponse importante.
    Merci pour tes conseils.
    Passe une douce journée.

    • C’est tout à fait normal de ne pas pouvoir tout lire quand on s’absente, la vraie vie est une priorité

    • Bonjour Eliane, il apparaît dès que je le valide et que j’y réponds avec parfois 24h de délai..

  7. Ah oui , la boite de la messagerie s’emplit à vitesse grand v et c’est un problème quand je m’absente et que je ne me connecte pas pendant plusieurs jours . Autrement je fais comme toi, je commence par faire le ménage . Avec askimet, wordpress met de côté un certain nombre de courrier indésirable, ce qui évite d’avoir des pubs en commentaires. J’ai une boite mail différente pour les blogs et pour par exemple les courriers administratifs , impôts, médiathèque, médecins, etc…histoire de ne pas rater quelque chose de vraiment important .
    Bonne journée
    Bises

  8. Hello, je fais un peu comme toi ! Mais c’est très difficile à gérer quand on reçois beaucoup de mails .
    j’avais trouvé un outil magique qui permettait de faire le ménage, mais j’ai perdu son nom ! Tu entres ton adresse mail et l’outil « scanne » tous les messages publicitaires et te propose de les supprimer ! Et hop tu supprimes tout en un clic. Il faut absolument que je retrouve cet outil. Belle journée

  9. Juste une question pourquoi recevoir dans la boite au lettres et dans les notifications lorsque je me connecte à mon blog; voilà qui envahit …
    avec le sourire

  10. j’ ai aussi un bloqueur de publicité !
    Je vide ma boite tous les matins en archivant ce qui doit l’ être, puis je fais de même, avant de fermer l’ ordinateur pour la nuit !
    Bonne journée Bernie

  11. Personnellement j’ai deux boites mail, l’une est spéciale newsletter, et la seconde est réservé à mes courriers importants. Mais j’ai aussi un mail professionnel, on ne peut pas y couper ! Bien sur j’ai désactivé aussi les notifications instantanées

  12. Merci pour ces conseils.
    Je procède à peu près comme toi …

     » Bon début de semaine avec une chaleur étouffante.
    Et une bonne crise d’hypothyroïdie pour reprendre mes visites …
    Si ça ne va pas mieux, je me remets en pause car je ne supporte plus de vivre dans le noir et sans pouvoir dormir correctement.
    Gros bisoux mais sans certitude de continuer mon activité bloguesque. « 

  13. j’ai des boites mels séparées ce qui fait que je peux gérer les réceptions et lecture plus facilement ou en différé. bises.celine

  14. je n’écris pas ou si peu.. ma boîte est vide.. un spam parfois… je ne suis abonnée qu’à très peu de blogs. je ne suis guère sur mon ordinateur. et mon téléphone n’est pas connecté à internet. j’aime être non joignable..

  15. Merci pour ton article, je me suis laissée envahir par des mails sans intérêt et maintenant je vais me désabonner. Bon lundi !

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