Des astuces pour faciliter la gestion de vos e-mails

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Des astuces pour faciliter la gestion de vos e-mails

Encore un email !

« J’ai reçu un email » voilà une phrase que j’aurais pu prononcer un grand nombre de fois lorsque je travaillais dans l’Aviation Civile. Mon quotidien a varié dans la réception de 300 à  400 mails professionnels avec des pointes à 600-700 mails.

Vous imaginez qu’il est alors nécessaire de s’organiser pour ne pas se laisser déborder par cet outil. Imaginez que vous passiez une minute en moyenne par mail, pour 300 mails, vous y consacrerez 300 minutes, soit 5 heures ! Mais quand allez-vous avoir le temps de travailler ?

 

"des pointes à 600-700 mails"

Retour d’Expérience

Mon Retour d’Expérience (REX) vous amènera peut-être à avoir un autre regard sur cet outil.

J’ai connu une période où la messagerie électronique n’existait pas. Son arrivée a bouleversé de manière irrévocable les comportements dans les cadres professionnels et privés.

Le mail peut devenir un catalyseur de conflits, de jalousie, de rancœur. Il est essentiel dans ce type de communication écrite de se demander comment sera lu et compris votre message. Vous ou vos destinataires n’auront pas vos expressions ou votre intonation pour aider au décodage de l’information.

Nous avons des perceptions différentes. Un exemple pour illustrer ceci. Vous avez un problème sur votre voiture, vous vous rendez chez votre garagiste préféré et lui dites : « J’entends un bruit » il ouvre le capot et vous répond « Je ne vois rien ». Vous avez surement d’autres exemples qui vous viennent à l’esprit.

 

"un catalyseur de conflits"

 

Commençons par ce que je considère les bases de la messagerie électronique.

Tout d’abord à qui allez-vous envoyer votre mail. Dans un courrier postal, vous écrivez à une seule personne, ici vous allez le choix, alors essayons de ne pas faire de mauvais choix !

Le ou les destinataires :

Souvent précéder de « pour » « A » suivant votre messagerie.

Il s’agit ici d’identifier à qui vous adressez votre message. A priori vous attendez une réponse de cette personne (c’est l’équivalent de l’adresse postale). Vous pouvez choisir plusieurs destinataires parce que le contenu du mail s’adresse à eux. Attention les adresses mail des destinataires sont visibles par tout le monde. Donc le destinataire n°1 saura que vous avez également adressé ce mail au n°2 et réciproquement. Toutes les adresses sont visibles.

L’ordre a-t-il une importance ? D’un point de vue messagerie non, d’un point de vue préséance certaines ou certains peuvent se trouver vexer d’être en fin de liste.

Destinataires en copie

Souvent précéder de « Cc ».

Lorsque vous choisissez un(e) (ou plusieurs) destinataire(s) en copie, vous voulez seulement les informer, les mettre en copie du contenu du mail. Les adresses seront visibles par les destinataires  et par les destinataires en copie. Ceci veut dire aussi que lorsque vous recevez un mail et que vous êtes en copie, l’auteur du mail n’attend pas de réponse de votre part ! C’est simplement une information. Une petite astuce, ajoutez-vous dans les destinataires en copie, ainsi, vous aurez un moyen de savoir que votre mail a été distribué (c’est-à-dire arriver dans la boite de réception, mais pas encore ouvert ou lu).

Destinataire(s) en copie cachée

Souvent précéder de « Cci ».

A utiliser avec précaution dans un cadre professionnel sous peine d’avoir de grande désillusion. Les destinataires en copie cachée pourront voir les destinataires principaux et les destinataires en copie, mais les destinataires principaux et les destinataires en copie ne verront pas les destinataires en copie cachée (si ça s’appelle cachée ce n’est pas pour rien). Méfiez-vous du collègue que vous avez mis en copie cachée d’un sujet polémique et qui pour vous marcher dessus pourra l’utiliser  (en le transférant par exemple). Dans ce cadre professionnel, je recommande vivement de ne pas utiliser la copie cachée, c’est une bombe à retardement. C'est un moyen très petit pour mettre en défaut un collègue ou un supérieur.

"la confidentialité de chaque adresse sera respectée"

Par contre, cette fonction a une utilité lorsqu’à titre personnel ou associatif, vous souhaitez transférer ou écrire des informations à un groupe de personnes. Si vous utilisez « pour » ou « Cc » tous les destinataires verront les adresses mail des autres destinataires  et certains se plaindront surement de ce manque de confidentialité. Ce n’est pas parce que vous avez accès à mon mail que je souhaite que vous le diffusiez. Donc pour écrire à un groupe utilisez la copie cachée (Cci), la confidentialité de chaque adresse sera respectée.

Soyez audacieux

Je terminerai cette séance par une astuce que vous n’aurez pas l’audace d’utiliser.

Vous reprenez le travail et en ouvrant votre messagerie, vous avez 300 mails non-lus (parfois plus). Mon astuce pour bien reprendre est très simple vous les sélectionnez tous et vous les supprimez Les raisons sont simples. En votre absence bon nombre de messages auront trouvé une réponse donc inutile de les lire, vous connaîtrez bien la réponse d’une manière ou d’une autre. Soit une réponse est toujours en attente et l’auteur du mail vous sollicitera certainement dès qu’il aura conscience que vous êtes revenu. D’ailleurs si c’est vraiment important, il devrait vous appeler ou venir vous voir (nous en reparlerons).

Alors prêt(e) à utiliser cette astuce qui vous fera gagner pour 300 mails(et seulement 1 minute par mail) 5 heures de travail ?

 

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Bernie
Bernie

Moi, c'est Bernie. Incubateur d'actualités pour vous informer autrement.

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59 commentaires

  1. Coucou,
    Ah les copies cachées…Certains devraient s’en servir, vraiment!
    Il m’en est arrivée une bonne à ce sujet…via un cabinet de recrutement qui envoie une offre d’emploi à tout son répertoire…Comment ton chef apprend que tu cherches ailleurs!

    Bonne soirée

  2. ha ça, un sujet que je connais bien !! pas tant la mienne pro mais celle de mon boss qui déborde chaque jour, t’en traite 5 et paf, t’en a 25 nouveaux dans la foulée, ça ne s’arrête jamais !! bon weekend

  3. Alors, là, je ne supprimerais certainement pas, car, pour mes visites de blogs, je ne le fais qu’avec la NL !!!
    Bien sûr, je comprends que tu parles d’une BAL de pro, mais ce n’est pas mon cas …
    Et quand je bossais, jamais eu besoin …
    Bon week end, avec un temps mitigé … pffff
    Bisoux !

    PS : je commence la radiothérapie lundi …

  4. Je reprends le boulot demain, snif….. un peu déboussolée, il faudra que je trouve une horaire pour passer sur vos blogs et prendre le temps d’écrire…..A demain bisous

  5. J’ai 4 adresses email différentes moi… ça me permet de filtrer et trier un peu les mails aussi: c’est important!
    Mine de rien entre les mails du boulot, des amis, des bloggueurs, les notifications de facebook et couchsurfing, les mails officiels.. on s’en sort plus!

  6. Je fais un peu comme ça mais de façon un peu moins radicale : tout les mails des vacances partent dans un dossier à part, où je vais mettre mon nez si j’ai le temps. Et en général, c’est vrai que les problèmes sont déjà résolus… Mais ça me donne une idée, je devrais appeler ce dossier "poubelle"…

    • c’est une option qui a le mérite de rassuré par rapport au fait de les supprimer.
      Tu peux d’amuser à regarder au bout d’un mois, combien il en restera en non lu ?
      J’ai mon idée et je pense que tu me vois venir.

  10. je travaille déjà avec les copies, c’est bien pratique et plus confidentiel. sympa cette astuce quand on rentre. pour ma part, comme je travaille par intermittence/épisode, les mels n’ont pas trop le temps de s’accumuler . bises. celine

  12. Bonsoir Bernard … superbe canna … sa couleur orange est magnifiquement bien rendue …
    Professionnellement, je gère aussi une assez grosse boite mail (moins importante que la tienne quand même) …. je t’avoue que quand je m’absente, je supprime d’office tous les mails antérieurs à J-5 … de toute façon,j’ai reçu des mails de relance …
    Ensuite je traite les mails en commençant non pas par le plus ancien mais le plus récent (toujours pour la raison énoncée ci-dessus) et je classe systématiquement chaque mail traité dans un dossier … çà libère la place et çà me fait une gestion simple des cas traités ….
    bisous et bonne soirée

    • merci, si tu envoies à des ami(e)s qui ne se connaissent pas ça peut être bien d’utiliser la copie cachée pour préserver la confidentialité des adresses.

  16. autres temps autres mœurs, il est vrai que le passage de l’épistolaire au numérique fut très rapide et qu’il n’y a pas eu de temps d’adaptation (formation) entre les deux, donc on est obligé de se dém…. avec tout ça. @ +

  18. Bonjour, tu as fais de l’aviation et mon mari et moi avons fait du vol à voile avec notre fille pendant que fiston montait avec le pilote qui nous tirait, c’était super !! Bon mardi, amicalement !

  19. Je trouve le mail très impersonnel, notamment dans le boulot. Je préfère que la personne lève son c** de sa chaise, ouvre ma porte et vienne me parler, ou au pire, me laisse un mot écrit de sa main. En plus, pour lire je lis beaucoup mieux sur papier, donc j’imprime, et cela ne sert pas la politique d’économie de papier mise en place par ce principe des mails!

    • Tu soulèves une problématique pertinente: mail et relations impersonnelles.
      Le mail à des avantages, nous le verrons aussi.
      Pour l’impression, avec un écran adapté il est possible de ne plus imprimer

  21. Moi je consulterégulirement et supprime automatiquement les pubs… J’ai créer un mail "poubelle" celle que je transmet au site sur lequel je passe et où je m’inscris :)))

  22. merci pour ces conseils pratiques
    je n’ai pas encore eu l’occasion d’en recevoir autant (sourires)

    je te souhaite une agréable soirée et une magnifique semaine
    Gros bisous

  24. Coucou Bernard,
    J’aime beaucoup ta façon de rédiger tes articles. Une partie avec une jolie photo, et une partie avec un sujet ou discussion. Forcément quand on passe par ici, il y aura au moins un des deux thème abordé qui plaira!! ^^
    Très utile ton petit topo sur comment gérer ses emails. =)
    Je te souhaite une très bonne fin de journée.
    Bisous.

  26. Heureusement que je n’i pas à gérer autant de mail !
    Je passe déjà pas mal de temps sur mon PC !!
    Magnifique couleur chaude de ta photo.
    Bien cordialement.

  30. Bonjour
    Oui comment faire avec tant de mail ? je trouve que j’en ai déjà bien trop que je "supprime" allègrement sans difficultés… mais là !!!
    J’attends la suite…
    sincèrement
    <Jean

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