Tout savoir sur la gestion des e-mails

fleurs jaunes @bernieshoot

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Tout savoir sur la gestion des e-mails

Répondre à un message.

Voici donc mon quatrième article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique. Je vous en ai parlé # et # par exemple. Des quantités d’articles sur le sujet existent sur le web mais mon propos est de vous faire part de mon retour d’expérience et d’échanger encore avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication. Ce qui m’intéresse c’est de pouvoir partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et d’utiliser de manière plus conviviale votre messagerie.

 

“J’ai reçu un e-mail „

 

Vous venez d’ouvrir votre messagerie et vous découvrez la liste énorme des messages reçus et non pas encore lus. Au passage si dans vos messages non-lus vous en avez qui datent de plusieurs jours, il est tant de les supprimer. Pourquoi liriez-vous demain ce que vous n’avez pas lu hier ?

Donc vous avez une liste de messages non-lus et vous choisissez dans ouvrir un. Tiens ce serait intéressant de savoir comment vous choisissez le premier message que vous allez lire.

Personnellement je ne supporte pas les transferts de mails qui comportent des PPT voir des Fake ou des HOAX. D’ailleurs je vous conseille de visiter les deux sites que j’ai mis en lien avant de transférer une information, vous aurez-des surprises et cela vous évitera de faire du buzz à des fausses informations ou canulars.

 

 

“L’accès à Bernie Pictures va devenir payant (HOAX) „

 

Mais revenons au sujet du jour, répondre à un mail. Déjà la première chose qui m’indispose c’est l’accusé de réception. C’est une option stupide qui n’apporte rien ! Vous allez me dire n’importe quoi, comme ça je suis certain que mon mail a été lu. Et bien non, lorsque vous recevez un accusé de réception ça veut juste dire que votre message a été ouvert mais pas forcément lu et encore moins compris. Pour un courrier postal c’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe, belle affaire. De plus certaines messageries vous proposent d’ignorer l’envoi de l’accusé de réception, c’est ce que je fais systématiquement en imaginant mon correspondant rivé à son écran attendant que j’ai ouvert son mail.

 

“C’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe „

 

Mon conseil le plus important sera de vous dire, prenez le temps de répondre. Réagir à chaud est toujours nuisible, prenez le temps de la réflexion. Un de vos collègues vient de vous agresser par mail et à mis votre boss en copie. Réfléchissez à votre réponse, si ça vous défoule enregistrez la réponse en brouillon et le lendemain dans 99% du temps vous n’enverrez pas le mail et vous sortirez grandi de votre attitude. Votre chef vous incendie dans un mail, idem ne répondez pas de suite. Sinon il se dira que vous n’avez pas grand chose à faire et que vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie. Bien sûr dans ce cas vous devrez répondre mais, soyez subtil(e)s décrochez votre téléphone ou allez le voir dans son bureau (n’imprimez pas son mail, soyez écolo ! attitude green.).

Vous n’êtes pas convaincus, voici un autre argument pour ne pas répondre immédiatement. Il m’est arrivé d’envoyer des documents en anglais que j’avais produit de plus d’une centaine de pages et de recevoir dans la minute qui suivait des réponses : « super ton document !). Euh, trop fort celui-là, quelle vitesse de lecture ! Clairement cette personne n’a rien lu et c’est une réponse presque méprisante vis à vis de votre travail.

 

“Vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie „

 

Pour le contenu de votre réponse, je renouvellerais les mêmes conseils que pour l’écriture d’un mail. Soyez concis, une idée par paragraphe et au delà de 3 idées, décrochez votre téléphone ou déplacez-vous. N’engagez pas la discussion sur un autre sujet, le fil du mail sera vite perdu et si vous êtes plusieurs à répondre ce sera une vraie cacophonie.

 

“L'e-mail est un catalyseur de conflits„

 

 

D’ailleurs, avant de répondre et , comme maintenant vous allez prendre le temps, vérifiez que d’autres personnes non pas déjà répondu et si tout a été déjà dit pourquoi en rajoutez. Mais si toutefois vous deviez ajouter quelque chose utilisez la dernière réponse pour répondre ainsi vos interlocuteurs auront l’ensemble de la discussion.

Tous ou pas, tout dépend si vous choisissez « répondre » ou « répondre à tous », comme pour la pièce-jointe c’est une erreur classique, alors prenez le temps.

 

“Pour vos commentaires c’est maintenant ! „

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Bernie
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Moi, c'est Bernie. Incubateur d'actualités pour vous informer autrement.

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57 commentaires

  1. Bien intéressant toutes ces choses, mais non, pas de conflit pour ma part a cause des mails, il ne manquerait plus que ça !
    Bonne fin de journée

  2. je déteste aussi les accusés de réception …. çà me donne la désagréable sensation d’être "fliquée" d’ailleurs je prends un malin plaisir à refuser l’envoi à l’émetteur …
    J’ouvre généralement en priorité les mails notés "importants" … mais selon QUI l’envoie d’abord … certains ont un sens des priorités qui échappe à mon entendement !! lol
    bisous et bon meercredi

  3. merci pour toutes ces infos, c’est fort interessant. heureuse que les participations à ce défi te plaisnet, demain nouvel opus. bises. celine

  4. hihi merci pour le clin d’oeil 🙂 moi le souci c’ets que je n’intercepte pas tous mes mails, je viens de comprendre récemment pourquoi ! ahhh que de temps à rattraper…bizz

  5. Bonjour
    C’est vrai que moi aussi quand j’ai des mails qui datent de plusieurs jours je les efface sans les lire…sauf si c’est vraiment très important.
    Belle journée
    Bisous

  6. hello ! c’est pas faux sur "pourquoi je le lirai plus tard" ! puisque je reçois ta newletter et que j’attends, j’attends etc…. ! bref… je vais passer maintenant un peu plus !

  7. Je vais de ce pas supprimer les mails mis de côté depuis … un moment ! lol Merci pour ton Instant T. très coloré. Belle journée Bernie

  8. Réagir à chaud n’est jamais bon, avec l’âge c’est une erreur que je ne fais plus ou plus rarement 😉

  9. bonjour, je ne suis pas d’accord, pour moi l’accusé réception est très important !! je te souhaite une bonne journée bisous

    • Je suis content d’avoir un avis contradictoire.
      Pourquoi accordes tu de l’importance à un accusé de réception (dans le cas d’un mail)?

  10. en effet il ne faut pas confondre facilités et logorrhée, mieux vaut ne pas répondre, ou passer à un autre mode de communication. passer par l’écrit peut avoir du bon, adapter sa réponse à l’objet. @ +

  11. hello Bernie

    de judicieux conseils, je ne me laisse plus attraper avec les hoax comme a mes débuts 😉

    j’ai beaucoup de mails comme je m’occupe d’adoptions d’animaux je reçois bcp de mails les concernant et que je transfère ensuite aux personnes concernées également
    je lis les plus importants d’abord c’est mon premier travail le matin 🙂

    bonne fin d ejournée
    bises*

  12. Merci, pour ces conseils, j’en pratiquais déjà quelques-uns… mais pas tous, tu as sans doute, cela me fera gagner du temps…
    Je vais partir en cure et en voyage donc je vais être absent un temps assez long, à bientôt
    Amitiés
    Jean

  13. il est vrai que certains mails sont adressés à de nombreux correspondants, et donc que le sujet est général.
    Un message adressé en particulier, c’ est autre chose et mérite une considération.
    Le tout est de rester concis !
    Jolies fleurs !
    Bonne journée
    Amitié

  14. comme on se retrouve, le mien est tout aussi végétal que le te tien mais pas floral…
    Comme je travaille ce matin je viendrai lire en intégralité ton post mercredi.
    Bonne semaine

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