Gérer et organiser sa boîte mail : mes astuces

Votre boîte mail déborde ? Pas de panique, voici mes astuces pour une organisation au quotidien et ne pas vous laisser déborder par une multitude d'e-mails.

Aujourd’hui, nous avons tous au moins une adresse e-mail, et très souvent nous en avons plusieurs avec notamment une séparation adresse e-mail professionnelle et adresse e-mail privée si vous êtes en activité.

Lors de ma carrière professionnelle, je recevais environ 600 e-mails par jour. Vous imaginez bien, et avec raison, qu’il m’était impossible de lire tous les e-mails, et que sans organisation, ma productivité aurait été mise à mal.

Voici donc quelques conseils et astuces, qui je l’espère vous aideront mieux gérer votre boite mail.

Ne pas consulter en permanence sa boîte mail

Pour être efficace et productif, mon premier conseil est de consulter une ou deux fois par jour au maximum votre messagerie électronique. Cette règle impose naturellement d’avoir désactivé les notifications vous alertant de l’arrivée d’un e-mail. Les notifications ont la fâcheuse tendance à attirer votre attention, c’est d’ailleurs leur but, et 99% du temps vous allez lâcher ce que vous êtes en train de faire pour aller vite lire le mail qui vient d’arriver.

Si vous êtes en communication téléphonique, votre correspondant va se rendre compte que vous n’êtes plus vraiment à la conversation, et c’est plus que désagréable. Si vous êtes en train de rédiger un document, vous risquez de perdre le fil de vos idées, et ainsi d’y consacrer plus de temps.

Par ailleurs, je vous recommande de ne pas commencer votre journée par lire vos e-mails.

Pour optimiser efficacement votre temps, vous avez certainement établi votre liste de tâches de la journée. Si vous commencez par regarder votre courrier en arrivée, ceci va influencer votre programme, et votre organisation va tomber à l’eau.

Aucun ne nécessite une réponse immédiate, vous devez en prendre conscience. Ceci est d’autant plus vrai, lorsque le sujet est polémique. Combien de fois allez-vous regretter une réponse à chaud ? Je suis passé par là, et je peux vous dire qu’aujourd’hui, je m’accorde un délai de 24 heures avant de répondre.

En fait, les meilleurs moments pour consulter sa boîte mail sont :

• en fin de matinée
• en fin d’après-midi

C’est largement suffisant, l’idéal étant même de ne les consulter qu’une fois par jour.

Faire le tri des newsletters

Pour de multiples raisons, il nous arrive de donner notre adresse e-mail à droite et à gauche. Le résultat est simple, nous croulons sous la newsletter que pour la plupart nous n’ouvrons jamais.

Vous en doutez ?

Faites l’essai de Cleanfox. Cleanfox est un nettoyeur de boîte mail gratuit qui va vous permettre de faire un vrai tri dans votre boîte mail. Pour chaque catégorie de mail (newsletter, information, etc.), ce nettoyeur vous montre le taux d’ouverture de ces e-mails, c'est-à-dire le nombre d’e-mails que vous avez ouvert par rapport au nombre que vous avez reçu : vous allez être bluffé !

Et ce n’est pas tout, Cleanfox  va vous permettre de :

• supprimer les newsletters les moins consultées,
• vous désinscrire de toutes les newsletters les moins consultées.

Sans cette pollution numérique votre boite mail va respirer, et vous aussi par la même occasion.

Une fois ce nettoyage fait, mon autre conseil est de vous créer une adresse e-mail dédiée aux newsletters. C’est cette nouvelle adresse que vous laisserez chez les commerçants, ou pour vos commandes en ligne. Ainsi, vous prolongerez votre tranquillité.

Définissez votre priorité de lecture de vos e-mails

Face à notre courrier en arrivée, quel va être le critère pour ouvrir en premier un e-mail :

• l’expéditeur
• l’objet de l’e-mail
• l’heure d’arrivée
• …

Cette priorité vous appartient, et je ne peux pas la décider pour vous. Personnellement ma priorité varie entre expéditeur et objet, mais jamais en fonction de l’heure d’arrivée. Pour que je vous lise rapidement, il faut donc que vous soyez un expéditeur que j’ai repéré, et si vous soignez l’objet de votre message, vous avez toutes les chances pour que je vous lise rapidement.

D’ailleurs, quand vous envoyez un e-mail, il est fondamental que l’objet soit parlant, précis et concis. N’oubliez pas que, un e-mail envoyé arrive dans la boîte de réception du destinataire, mais que rien ne dit qu’il est lu. Et si vous mettez un accusé de réception, vous saurez juste qu’il aura été ouvert, mais pas qu’il aura été lu, et encore moins compris !

Pour finir, et ce sera mon dernier conseil, ne laissez pas un e-mail ouvert sans action. Si vous devez y répondre, préparer votre réponse mais, ne l’envoyez pas tout de suite. Avec gmail, votre réponse se trouvera dans les brouillons, et il suffira de la relire et de l’expédier plus tard. Retenez que lorsque vous ouvrez un e-mail, c’est pour le traité, sinon il n’y a aucun intérêt à l’ouvrir, sauf reporter à plus tard (jamais ?) une réponse.

En conclusion, cet article vous offre mes astuces basiques pour gérer et organiser votre boîte e-mail. Si le sujet vous intéresse et que vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaire, je me ferais un plaisir d’y répondre dans un prochain article.