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Gérer et organiser sa boîte mail : mes astuces

Votre boîte mail déborde ? Pas de panique, voici mes astuces pour une organisation au quotidien et ne pas vous laisser déborder par une multitude d'e-mails.

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En finir avec une boite mail anarchique

Aujourd’hui, nous avons tous au moins une adresse e-mail, et très souvent nous en avons plusieurs avec notamment une séparation adresse e-mail professionnelle et adresse e-mail privée si vous êtes en activité.

Lors de ma carrière professionnelle, je recevais environ 600 e-mails par jour. Vous imaginez bien, et avec raison, qu’il m’était impossible de lire tous les e-mails, et que sans organisation, ma productivité aurait été mise à mal.

Voici donc quelques conseils et astuces, qui je l’espère vous aideront mieux gérer votre boite mail.

 

Ne pas consulter en permanence sa boîte mail

Pour être efficace et productif, mon premier conseil est de consulter une ou deux fois par jour au maximum votre messagerie électronique. Cette règle impose naturellement d’avoir désactivé les notifications vous alertant de l’arrivée d’un e-mail. Les notifications ont la fâcheuse tendance à attirer votre attention, c’est d’ailleurs leur but, et 99% du temps vous allez lâcher ce que vous êtes en train de faire pour aller vite lire le mail qui vient d’arriver.

Si vous êtes en communication téléphonique, votre correspondant va se rendre compte que vous n’êtes plus vraiment à la conversation, et c’est plus que désagréable. Si vous êtes en train de rédiger un document, vous risquez de perdre le fil de vos idées, et ainsi d’y consacrer plus de temps.

Par ailleurs, je vous recommande de ne pas commencer votre journée par lire vos e-mails.

Pour optimiser efficacement votre temps, vous avez certainement établi votre liste de tâches de la journée. Si vous commencez par regarder votre courrier en arrivée, ceci va influencer votre programme, et votre organisation va tomber à l’eau.

Aucun ne nécessite une réponse immédiate, vous devez en prendre conscience. Ceci est d’autant plus vrai, lorsque le sujet est polémique. Combien de fois allez-vous regretter une réponse à chaud ? Je suis passé par là, et je peux vous dire qu’aujourd’hui, je m’accorde un délai de 24 heures avant de répondre.

En fait, les meilleurs moments pour consulter sa boîte mail sont :

  • en fin de matinée
  • en fin d’après-midi

C’est largement suffisant, l’idéal étant même de ne les consulter qu’une fois par jour.

 

Faire le tri des newsletters

Pour de multiples raisons, il nous arrive de donner notre adresse e-mail à droite et à gauche. Le résultat est simple, nous croulons sous la newsletter que pour la plupart nous n’ouvrons jamais.

Vous en doutez ?

Faites l’essai de Cleanfox. Cleanfox est un nettoyeur de boîte mail gratuit qui va vous permettre de faire un vrai tri dans votre boîte mail. Pour chaque catégorie de mail (newsletter, information, etc.), ce nettoyeur vous montre le taux d’ouverture de ces e-mails, c'est-à-dire le nombre d’e-mails que vous avez ouvert par rapport au nombre que vous avez reçu : vous allez être bluffé !

Et ce n’est pas tout, Cleanfox  va vous permettre de :

  • supprimer les newsletters les moins consultées,
  • vous désinscrire de toutes les newsletters les moins consultées.

Sans cette pollution numérique votre boite mail va respirer, et vous aussi par la même occasion.

Une fois ce nettoyage fait, mon autre conseil est de vous créer une adresse e-mail dédiée aux newsletters. C’est cette nouvelle adresse que vous laisserez chez les commerçants, ou pour vos commandes en ligne. Ainsi, vous prolongerez votre tranquillité.

 

Définissez votre priorité de lecture de vos e-mails

Face à notre courrier en arrivée, quel va être le critère pour ouvrir en premier un e-mail :

  • l’expéditeur
  • l’objet de l’e-mail
  • l’heure d’arrivée

Cette priorité vous appartient, et je ne peux pas la décider pour vous. Personnellement ma priorité varie entre expéditeur et objet, mais jamais en fonction de l’heure d’arrivée. Pour que je vous lise rapidement, il faut donc que vous soyez un expéditeur que j’ai repéré, et si vous soignez l’objet de votre message, vous avez toutes les chances pour que je vous lise rapidement.

D’ailleurs, quand vous envoyez un e-mail, il est fondamental que l’objet soit parlant, précis et concis. N’oubliez pas que, un e-mail envoyé arrive dans la boîte de réception du destinataire, mais que rien ne dit qu’il est lu. Et si vous mettez un accusé de réception, vous saurez juste qu’il aura été ouvert, mais pas qu’il aura été lu, et encore moins compris !

Pour finir, et ce sera mon dernier conseil, ne laissez pas un e-mail ouvert sans action. Si vous devez y répondre, préparer votre réponse mais, ne l’envoyez pas tout de suite. Avec gmail, votre réponse se trouvera dans les brouillons, et il suffira de la relire et de l’expédier plus tard. Retenez que lorsque vous ouvrez un e-mail, c’est pour le traité, sinon il n’y a aucun intérêt à l’ouvrir, sauf reporter à plus tard (jamais ?) une réponse.

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En conclusion, cet article vous offre mes astuces basiques pour gérer et organiser votre boîte e-mail. Si le sujet vous intéresse et que vous avez des questions, n’hésitez pas à les poser en commentaire, je me ferais un plaisir d’y répondre dans un prochain article.

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Commenter cet article

Mel 29/09/2020 07:35

Heureusement que tu es bien organisé.... 600 mails par jours ..moi je passerai ma vie à répondre ! Merci pour ces conseils pratiques et utiles .. bonne journée !

Bernie 29/09/2020 19:16

Oui c'est préférable d'être organisé, merci

missfujii. 29/09/2020 00:54

Je vais tester cleanfox, merci du partage

Bernie 29/09/2020 19:17

avec plaisir

Renée 28/09/2020 16:35

de bonnes astuces et au détour deux chouette cliché pour le thème...

Bernie 28/09/2020 18:26

merci

covix 28/09/2020 14:02

Bonjour,
Un vrai casse tête, bon le tri est vite fait, je commence par virer tous ceux qui ne me sont pas utiles sans être des spams.
Bonne journée
@mitiés

Bernie 28/09/2020 18:27

bonjour Bernard cleanfox peut te faciliter les choses.

luna 28/09/2020 11:51

c'est pas mal "cleanfox" j'essaierais bien!!
merci! bonne journée

Bernie 28/09/2020 18:28

oui et c'est très sûr.

jazzy57 28/09/2020 11:11

J'aime bien en effet la façon dont gmail traite les emails, en séparant ceux concernent les réseaux, promotions , des autres . J'avoue que pour le blog le nombre de mails arrivant à mon autre adresse est vite tres important , mais permet de suivre les publications alors je les consulte régulièrement .
Merci pour tes conseils
Bonne journée

Bernie 28/09/2020 18:28

J'aime bien Gmail.

tiot le mineur 28/09/2020 10:17

Salut
C'est comme tout il faut être organisé.
Le temps est frais et pluvieux.
On reste au chaud comme beaucoup d'ailleurs..

Bonne semaine

Bernie 28/09/2020 18:29

Oui, il faut se faciliter la vie

Paquerette 28/09/2020 09:39

Bonjour
Euh je commence ma journée en consultant mes emails tout en prenant mon café. Après je n'en ai pas 600 à ouvrir, juste une vingtaine. Et tous ne demandent pas de réponses.
Cela fait juste 20 ans que j'utilise internet quand mon fils ainé est parti travailler (informatique) à l'étranger et m'a laissé PC et connexion. Maintenant que je suis seule, heureusement que j'ai ce lien avec l'extérieur, les journées seraient bien longues sinon.
Belle journée orangée

Bernie 28/09/2020 18:30

Moi j'ai commencé au début des années 90 dans mon milieu professionnel, et aujourd'hui il me serait difficile de m'en passer.

broutilleb 28/09/2020 09:07

il fut un temps où j'écrivais... c'est fini...

Bernie 28/09/2020 18:30

Dommage...

celine 28/09/2020 08:54

2 fois par jour, tôt le matin et en fin d'après midi pour moi et surtout,j'ai plusieurs boites mel, afin de séparer les mels pro, des mels loisirs. bises.celine

Bernie 28/09/2020 18:31

C'est pratique d'avoir plusieurs adresses e-mails

trublion 28/09/2020 08:34

il est vrai que ça finirait par devenir pénible !
J'en suis à deux consultations par jour, tôt le matin, et tard le soir !
Bonne journée Bernie

Bernie 28/09/2020 18:31

C'est bien aussi.

Soène 28/09/2020 08:28

Hello Bernie
J'aime bien ces petits dahlias tout simples. J'ai été surprise de voir ton vélo "public" qui ressemble aux lyonnais à s'y méprendre et avec les mêmes bornes !
Pour l'organisation de ma boîte mel, je fais beaucoup de nettoyage régulièrement, beaucoup de classement, déformation professionnelle ! C'est vrai qu'on est vite envahi et qu'un message important noyé dans de la Pub peut passer inaperçu...
Bonne semaine
Rendez-vous en rose lundi prochain
Gros bisous

Bernie 28/09/2020 18:32

Le vélo public est une photo que j'ai prise à Nantes. Oui C'est important de ne pas se laisser envahir

Elena800 28/09/2020 08:16

J'ai beaucoup moins de mails que toi alors je les ouvre 2 à 3 fois par jour et je réponds si c'est la famille. Très peu de personnes du blog ont mon adresse mail et les pubs vont à la poubelle. Tu es bien organisé !

Bernie 28/09/2020 18:33

Tu es également bien organisée.

moqueplet 28/09/2020 07:09

je reçois peu de mail, et je ne les regarde que deux fois par jour.....le matin et en début d'après midi......ce qui me permet de faire un tri....je ne suis pas une acharnée sur mon ordi....mais je reconnais que ça rend bien service.....passe un doux début de semaine et merci pour tous ces conseils

Bernie 28/09/2020 18:34

Oui c’est bien pratique

biker06 28/09/2020 06:53

je la consulte le matin et en fin d'après midi....
Bon Lundi
Pat

Bernie 28/09/2020 18:34

C'est une bonne pratique