Mes astuces pour gérer facilement vos mails

07.07.2019

« Vous avez un nouvel e-mail » une notification qui peut se reproduire des dizaines, voir des centaines de fois par jour, et vous faire perdre votre temps tout en polluant votre efficacité. Pourtant gérer vos mails sans être submergé, demande juste de l’organisation. Voici mes astuces.

Gérer efficacement et simplement sa messagerie

Le ménage de la messagerie, une routine quotidienne.

La messagerie électronique a désormais pris le dessus sur le courrier postal. Nous avons tous encore notre fameuse boîte aux lettres, et nous recevons notre courrier du lundi au samedi, sauf naturellement les jours fériés.

Que se passe-t-il si vous n’allez chercher votre courrier dans votre boîte aux lettres ? Elle va tout simplement déborder, ou même saturer, notamment en cas d’absence. C’est d’ailleurs pour cela que très souvent, nous demandons à la famille, un ami, ou un voisin de venir ramasser notre courrier.

D’ailleurs, cela permet que le courrier ne soit pas abîmé en cas de pluie, mais aussi cela n’indique pas votre absence. Plus qu’une astuce, ma première recommandation sera, pour votre messagerie personnelle, de ne pas utiliser de message de réponse automatique indiquant votre absence. Cela indique clairement que vous êtes absent de votre domicile, et peut donner des idées à des esprits malveillants.

Revenons à notre messagerie électronique, il est important de faire son ménage tous les jours, sauf le dimanche et les jours fériés, car il faut savoir se déconnecter. Ceci va vous permettre d’éviter d’avoir un nombre important de messages non lus, et d’avoir une vision claire et précise des nouveaux messages.

Avant de vous abonner à des newsletters, réfléchissez !

Tout comme nos boîtes aux lettres peuvent être envahies par la publicité, votre messagerie peut déborder parce que vous recevez un nombre incalculable de newsletters. Parfois, vous vous retrouvez abonné à une newsletter parce que la case « j’accepte de recevoir des offres » était cochée par défaut. Avant de cliquer, vous devez avoir tout lu, « je réfléchis, puis je clique » et non « je clique et je verrais bien ».

Cela étant, la gestion de vos abonnements reste un élément déterminant pour vous faciliter la vie. Lorsque vous vous rendez compte que vous vous contentez de supprimer une newsletter sans même la lire pendant plusieurs jours, ou semaines, il devient clair que vous avez tout intérêt à vous désabonner. Par expérience, il est plus facile de s’abonner que de se désabonner, d’où l’intérêt de se réfléchir avant de s’abonner.

Afin de diminuer ce type de mail, je préfère suivre les sites en utilisant le flux rss (Really Simple Syndication). Pour faire simple, c’est un autre moyen d’être informé des nouvelles publications sans subir les relances non désirées. J’utilise l’outil Feedly, qui propose une version gratuite qui suffit amplement à mes besoins. Les explications sont en anglais, je n’ai pas trouvé de version française.

Simplement avec ces deux étapes :

Vider sa messagerie au quotidien
Limiter les abonnements aux newsletters

Vous allez améliorer la gestion de votre messagerie d’au moins 75 %

Regarder en permanence sa messagerie : une vraie erreur

Ne passez pas votre journée à attendre un nouvel e-mail ! Est-ce que vous restez devant votre boîte aux lettres à attendre le facteur ? Non, alors agissez de même avec votre messagerie.

Les bonnes pratiques quotidiennes sont de :

Désactiver les notifications de nouvel e-mail
De ne pas regarder sa messagerie tout en faisant autre chose
D’avoir une routine de lecture des messages
De prendre le temps de répondre
De supprimer au fur et à mesure les messages que vous ne souhaitez pas garder

Personnellement, je regarde ma messagerie quand je me connecte, et je commence par faire le ménage, puis je regarde les messages qui demandent des réponses, et je décide si je réponds rapidement, ou si le sujet demande, réflexion je prends le temps de réfléchir.

Je me souviens lorsque j’étais en activité d’avoir régulièrement vu des collègues répondent dans la minute à un message qui comportait une pièce-jointe de plus de cent pages. Sans doute, étaient-ils très occupés pour répondre si rapidement, et avaient une vitesse de lecture jupitérienne… D’ailleurs, n’oubliez pas que prendre son téléphone, ou aller voir la personne est souvent beaucoup plus efficace et vous fera faire un peu d’activité physique pour votre bien-être.

Plus la gestion est simple, plus c’est facile

Les messageries disposent aujourd’hui de nombreuses options pour filtrer vos messages, créer des règles de classements… Comme toujours, mon regard est le même face aux outils : ils sont un moyen, pas une solution. Pour planter un clou, j’ai besoin d’un marteau, mais fallait-il mettre un clou ou une visse, c’est la vraie question.

Certains utilisent des dossiers « très urgent », « urgent », « un peu moins urgent ». C’est un niveau de subtilité qui me dépasse, et je préfère me passer de ces gadgets qui au final font perdre du temps.

Et vous :

Recevez-vous beaucoup de mails ?
Gérer vous vos abonnements aux newsletters ?

Quelles sont vos astuces pour gérer votre messagerie ?