@bernieshoot

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Répondre à un message.

Voici donc mon quatrième article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique. Je vous en ai parlé # et # par exemple. Des quantités d’articles sur le sujet existent sur le web mais mon propos est de vous faire  part de mon retour d’expérience et d’échanger encore avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication. Ce qui m’intéresse c’est de pouvoir partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et d’utiliser de manière plus conviviale votre messagerie.

 

“J’ai reçu un mail „

 

Vous venez d’ouvrir votre messagerie et vous découvrez la liste énorme des messages reçus et non pas encore lus. Au passage si dans vos messages non-lus vous en avez qui datent de plusieurs jours, il est tant de les supprimer. Pourquoi liriez-vous demain ce que vous n’avez pas lu hier ?

Donc vous avez une liste de messages non-lus et vous choisissez dans ouvrir un. Tiens ce serait intéressant de savoir comment vous choisissez le premier message que vous allez lire.

Personnellement je ne supporte pas les transferts de mails qui comportent des PPT voir des Fake ou des HOAX. D’ailleurs je vous conseille de visiter les deux sites que j’ai mis en lien avant de transférer une information, vous aurez-des surprises et cela vous évitera de faire du buzz à des fausses informations ou canulars.

 

 

“L’accès à Bernie Pictures va devenir payant (HOAX) „

 

Mais revenons au sujet du jour, répondre à un mail. Déjà la première chose qui m’indispose c’est l’accusé de réception. C’est une option stupide qui n’apporte rien ! Vous allez me dire n’importe quoi, comme ça je suis certain que mon mail a été lu. Et bien non, lorsque vous recevez un accusé de réception ça veut juste dire que votre message a été ouvert mais pas forcément lu et encore moins compris. Pour un courrier postal c’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe, belle affaire. De plus certaines messageries vous proposent d’ignorer l’envoi de l’accusé de réception, c’est ce que je fais systématiquement en imaginant mon correspondant rivé à son écran attendant que j’ai ouvert son mail.

 

“C’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe „

 

Mon conseil le plus important sera de vous dire, prenez le temps de répondre. Réagir à chaud est toujours nuisible, prenez le temps de la réflexion. Un de vos collègues vient de vous agresser par mail et à mis votre boss en copie. Réfléchissez à votre réponse, si ça vous défoule enregistrez la réponse en brouillon et le lendemain dans 99% du temps vous n’enverrez pas le mail et vous sortirez grandi de votre attitude. Votre chef vous incendie dans un mail, idem ne répondez pas de suite. Sinon il se dira que vous n’avez pas grand chose à faire et que vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie. Bien sûr dans ce cas vous devrez répondre mais, soyez subtil(e)s décrochez votre téléphone ou allez le voir dans son bureau (n’imprimez pas son mail, soyez écolo ! attitude green.).

Vous n’êtes pas convaincus, voici un autre argument pour ne pas répondre immédiatement. Il m’est arrivé d’envoyer des documents en anglais que j’avais produit de plus d’une centaine de pages et de recevoir dans la minute qui suivait des réponses : « super ton document !). Euh, trop fort celui-là, quelle vitesse de lecture ! Clairement cette personne n’a rien lu et c’est une réponse presque méprisante vis à vis de votre travail.

 

“Vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie „

 

Pour le contenu de votre réponse, je renouvellerais les mêmes conseils que pour l’écriture d’un mail. Soyez concis, une idée par paragraphe et au delà de 3 idées, décrochez votre téléphone ou déplacez-vous. N’engagez pas la discussion sur un autre sujet, le fil du mail sera vite perdu et si vous êtes plusieurs à répondre ce sera une vraie cacophonie.

 

“Le mail est un catalyseur de conflits„

 

 

D’ailleurs, avant de répondre et , comme maintenant vous allez prendre le temps, vérifiez que d’autres personnes non pas déjà répondu et si tout a été déjà dit pourquoi en rajoutez. Mais si toutefois  vous deviez ajouter quelque chose utilisez la dernière réponse pour répondre ainsi vos interlocuteurs auront l’ensemble de la discussion.

Tous ou pas, tout dépend si vous choisissez « répondre » ou « répondre à tous », comme pour la pièce-jointe c’est une erreur classique, alors prenez le temps.

 

“Pour vos commentaires c’est maintenant ! „

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