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Tout savoir sur la gestion des e-mails

fleurs jaunes @bernieshoot

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Tout savoir sur la gestion des e-mails

Répondre à un message.

Voici donc mon quatrième article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique. Je vous en ai parlé # et # par exemple. Des quantités d’articles sur le sujet existent sur le web mais mon propos est de vous faire part de mon retour d’expérience et d’échanger encore avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication. Ce qui m’intéresse c’est de pouvoir partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et d’utiliser de manière plus conviviale votre messagerie.

 

“J’ai reçu un e-mail „

 

Vous venez d’ouvrir votre messagerie et vous découvrez la liste énorme des messages reçus et non pas encore lus. Au passage si dans vos messages non-lus vous en avez qui datent de plusieurs jours, il est tant de les supprimer. Pourquoi liriez-vous demain ce que vous n’avez pas lu hier ?

Donc vous avez une liste de messages non-lus et vous choisissez dans ouvrir un. Tiens ce serait intéressant de savoir comment vous choisissez le premier message que vous allez lire.

Personnellement je ne supporte pas les transferts de mails qui comportent des PPT voir des Fake ou des HOAX. D’ailleurs je vous conseille de visiter les deux sites que j’ai mis en lien avant de transférer une information, vous aurez-des surprises et cela vous évitera de faire du buzz à des fausses informations ou canulars.

 

 

“L’accès à Bernie Pictures va devenir payant (HOAX) „

 

Mais revenons au sujet du jour, répondre à un mail. Déjà la première chose qui m’indispose c’est l’accusé de réception. C’est une option stupide qui n’apporte rien ! Vous allez me dire n’importe quoi, comme ça je suis certain que mon mail a été lu. Et bien non, lorsque vous recevez un accusé de réception ça veut juste dire que votre message a été ouvert mais pas forcément lu et encore moins compris. Pour un courrier postal c’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe, belle affaire. De plus certaines messageries vous proposent d’ignorer l’envoi de l’accusé de réception, c’est ce que je fais systématiquement en imaginant mon correspondant rivé à son écran attendant que j’ai ouvert son mail.

 

“C’est comme si vous étiez averti de l’ouverture de l’enveloppe „

 

Mon conseil le plus important sera de vous dire, prenez le temps de répondre. Réagir à chaud est toujours nuisible, prenez le temps de la réflexion. Un de vos collègues vient de vous agresser par mail et à mis votre boss en copie. Réfléchissez à votre réponse, si ça vous défoule enregistrez la réponse en brouillon et le lendemain dans 99% du temps vous n’enverrez pas le mail et vous sortirez grandi de votre attitude. Votre chef vous incendie dans un mail, idem ne répondez pas de suite. Sinon il se dira que vous n’avez pas grand chose à faire et que vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie. Bien sûr dans ce cas vous devrez répondre mais, soyez subtil(e)s décrochez votre téléphone ou allez le voir dans son bureau (n’imprimez pas son mail, soyez écolo ! attitude green.).

Vous n’êtes pas convaincus, voici un autre argument pour ne pas répondre immédiatement. Il m’est arrivé d’envoyer des documents en anglais que j’avais produit de plus d’une centaine de pages et de recevoir dans la minute qui suivait des réponses : « super ton document !). Euh, trop fort celui-là, quelle vitesse de lecture ! Clairement cette personne n’a rien lu et c’est une réponse presque méprisante vis à vis de votre travail.

 

“Vous étiez encore les yeux rivés à votre messagerie „

 

Pour le contenu de votre réponse, je renouvellerais les mêmes conseils que pour l’écriture d’un mail. Soyez concis, une idée par paragraphe et au delà de 3 idées, décrochez votre téléphone ou déplacez-vous. N’engagez pas la discussion sur un autre sujet, le fil du mail sera vite perdu et si vous êtes plusieurs à répondre ce sera une vraie cacophonie.

 

“L'e-mail est un catalyseur de conflits„

 

 

D’ailleurs, avant de répondre et , comme maintenant vous allez prendre le temps, vérifiez que d’autres personnes non pas déjà répondu et si tout a été déjà dit pourquoi en rajoutez. Mais si toutefois vous deviez ajouter quelque chose utilisez la dernière réponse pour répondre ainsi vos interlocuteurs auront l’ensemble de la discussion.

Tous ou pas, tout dépend si vous choisissez « répondre » ou « répondre à tous », comme pour la pièce-jointe c’est une erreur classique, alors prenez le temps.

 

“Pour vos commentaires c’est maintenant ! „

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Pascale MD 19/09/2014 15:19

Bien intéressant toutes ces choses, mais non, pas de conflit pour ma part a cause des mails, il ne manquerait plus que ça !
Bonne fin de journée

Bernieshoot 19/09/2014 16:26

Effectivement nous avons d'autres soucis ou choses plus importantes à traiter.

dacaiod 17/09/2014 00:54

je déteste aussi les accusés de réception .... çà me donne la désagréable sensation d'être "fliquée" d'ailleurs je prends un malin plaisir à refuser l'envoi à l'émetteur ...
J'ouvre généralement en priorité les mails notés "importants" ... mais selon QUI l'envoie d'abord ... certains ont un sens des priorités qui échappe à mon entendement !! lol
bisous et bon meercredi

Bernieshoot 17/09/2014 07:28

Nous avons la même approche. Et pour les raisons que tu cites je ne mets jamais d'accusé de réception.

tiot le chti 16/09/2014 17:32

salut
Franchement je jette à la poubelle 90% des mails sans les ouvrir
bonne journée

Bernieshoot 16/09/2014 17:45

c'est important de le savoir, donc pour te contacter le mail n'est pas la solution adaptée.

celine 16/09/2014 14:08

merci pour toutes ces infos, c'est fort interessant. heureuse que les participations à ce défi te plaisnet, demain nouvel opus. bises. celine

Bernieshoot 16/09/2014 17:45

j'aime découvrir, donc je m'intéresse.

nessa 16/09/2014 13:33

hihi merci pour le clin d'oeil :) moi le souci c'ets que je n'intercepte pas tous mes mails, je viens de comprendre récemment pourquoi ! ahhh que de temps à rattraper...bizz

Bernieshoot 16/09/2014 17:44

sur gmail la gestion des onglets est spécifique mais peut être très utile.

amandine 16/09/2014 13:27

coucou en ce beau moment
bisous

Bernieshoot 16/09/2014 17:43

le temps tourne un peu par chez moi

Sabrina 16/09/2014 10:16

Merci pout tous ces conseils. Jolie fleur en passant.

Bernieshoot 16/09/2014 17:43

Pour débuter la semaine une fleur c'est agréable...

wolfe 16/09/2014 09:39

Bonjour
C'est vrai que moi aussi quand j'ai des mails qui datent de plusieurs jours je les efface sans les lire...sauf si c'est vraiment très important.
Belle journée
Bisous

Bernieshoot 16/09/2014 10:06

Oui mais si c'est important, pourquoi ne pas les lire en premier ?

louvard 16/09/2014 09:13

hello ! c'est pas faux sur "pourquoi je le lirai plus tard" ! puisque je reçois ta newletter et que j'attends, j'attends etc.... ! bref... je vais passer maintenant un peu plus !

Bernieshoot 16/09/2014 10:05

Voici une décision qui me fait très plaisir.

Nikita 16/09/2014 08:30

Je vais de ce pas supprimer les mails mis de côté depuis ... un moment ! lol Merci pour ton Instant T. très coloré. Belle journée Bernie

Bernieshoot 16/09/2014 10:05

Nous sommes conservateurs des objets que nous n'utilisons plus, trier à du bon.

Marizou 16/09/2014 07:36

Mon premier geste en ouvrant ma messagerie est de virer illico tous les messages publicitaires !

Bernieshoot 16/09/2014 10:04

Effectivement ça permet de faire du vide salutaire.

Needs and Moods 16/09/2014 07:20

Tu as raison, le meilleur moyen d'éviter d'envenimer un conflit est de prendre le temps pour y répondre.
Bonne journée Bernard.
Bisous.

Bernieshoot 16/09/2014 10:04

oui et de choisir le meilleur moyen pour y répondre, pour moi ce n'est pas le mail.

Isa 16/09/2014 05:32

Réagir à chaud n'est jamais bon, avec l'âge c'est une erreur que je ne fais plus ou plus rarement ;)

Bernieshoot 16/09/2014 10:03

nous sommes tous pareils.

Eki eder 15/09/2014 20:31

jolies fleurs soleil bien captées!

Bernieshoot 16/09/2014 10:03

le soleil est abondant ce mois-ci et mes fleurs aiment bien.

Nassima 15/09/2014 20:00

Merci pour le conseille, jolie les couleurs, très belle photo comme toujours, bravooooo

Bernieshoot 16/09/2014 10:02

avec plaisir.

francine 15/09/2014 19:16

bonjour, je ne suis pas d'accord, pour moi l'accusé réception est très important !! je te souhaite une bonne journée bisous

Bernieshoot 16/09/2014 10:02

Je suis content d'avoir un avis contradictoire.
Pourquoi accordes tu de l'importance à un accusé de réception (dans le cas d'un mail)?

thé âche 15/09/2014 19:01

en effet il ne faut pas confondre facilités et logorrhée, mieux vaut ne pas répondre, ou passer à un autre mode de communication. passer par l'écrit peut avoir du bon, adapter sa réponse à l'objet. @ +

Bernieshoot 16/09/2014 09:59

Tu as parfaitement résumé ma pensée.

Chiffons and co 15/09/2014 18:29

j'en reçois tellement que j'ai acquis aussi une certaine expérience : mais le conseil de prendre son temps est, en, judicieux!

Bernieshoot 16/09/2014 09:59

Prendre le temps, se relire avant d'envoyer
(j'avoue ne pas toujours le faire, et ça donne des messages fantaisies avec ma tablette et les propositions automatiques).

Chiffons and co 15/09/2014 18:30

il manque le mot effet : c'est exactement ce que je disais hein....Envoyé trop vite ^^

Nays 15/09/2014 16:52

hello Bernie

de judicieux conseils, je ne me laisse plus attraper avec les hoax comme a mes débuts ;)

j'ai beaucoup de mails comme je m'occupe d'adoptions d'animaux je reçois bcp de mails les concernant et que je transfère ensuite aux personnes concernées également
je lis les plus importants d'abord c'est mon premier travail le matin :)

bonne fin d ejournée
bises*

Bernieshoot 16/09/2014 09:57

Transfères tu en copie cachée ?

Gérard 15/09/2014 16:24

je note merci pour les conseils

Bernieshoot 16/09/2014 09:57

le partage est important, après chacun fait son expérience avec mes conseils.
Je sais que je ne sais rien.

LylouAnne 15/09/2014 14:33

Un billet qui a retenu toute mon attention, merci beaucoup du partage !
Bon après-midi,
LylouAnne

Bernieshoot 16/09/2014 09:55

alors l'objectif est atteint.

Maria-Lina 15/09/2014 13:02

Intéressant, merci pour ces bons conseils. Bise et bonne journée tout douce!

Bernieshoot 16/09/2014 09:55

lesquels vas tu utiliser ?

London Caller 15/09/2014 12:54

These yellow flowers have brighten my day!

Bernieshoot 16/09/2014 09:55

That's nice to know and to read.

jean 15/09/2014 11:28

Merci, pour ces conseils, j'en pratiquais déjà quelques-uns... mais pas tous, tu as sans doute, cela me fera gagner du temps...
Je vais partir en cure et en voyage donc je vais être absent un temps assez long, à bientôt
Amitiés
Jean

Bernieshoot 16/09/2014 09:54

bon voyage et à très bientôt.

trublion 15/09/2014 10:37

il est vrai que certains mails sont adressés à de nombreux correspondants, et donc que le sujet est général.
Un message adressé en particulier, c' est autre chose et mérite une considération.
Le tout est de rester concis !
Jolies fleurs !
Bonne journée
Amitié

Bernieshoot 16/09/2014 09:54

oui, toutefois pour un mail particulier il convient d'en vérifier l'origine.

chat bleu 15/09/2014 08:13

comme on se retrouve, le mien est tout aussi végétal que le te tien mais pas floral...
Comme je travaille ce matin je viendrai lire en intégralité ton post mercredi.
Bonne semaine

Bernieshoot 16/09/2014 09:53

le végétal m'intéresse aussi, ton retour après ta lecture m'intéresse.

jill bill 15/09/2014 08:00

Merci Bernie, du sang froid à toute épreuve est préférable au sang chaud.... jill bon lundi

Bernieshoot 16/09/2014 09:28

Il faut garder cet esprit, même si parfois ce n'est pas facile.

Patrizia M. 15/09/2014 07:43

Molto interessante questo tuo articolo.
Buona giornata. Patrizia

Bernieshoot 16/09/2014 09:27

Grazie Mille Patrizia