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Comment bien gérer vos mails

Tournesol

Tournesol

Conseils pour le contenu d'un message email.

Partage d'expérience

Voici un article que j’écris pour vous faire partager mon expérience de l’utilisation de la messagerie électronique.

Certes il existe des quantités d’articles sur le sujet sur le web mais mon propos est de vous part de mon retour d’expérience et d’échanger avec vous sur cet outil qui a bouleversé nos habitudes de communication.

Ce qui m’intérèsse c’est de partager avec vous des astuces, des erreurs à ne pas commettre et améliorer votre relation avec cet outil qui a envahit notre quotidien.

Des erreurs à ne pas commettre

Le contenu de votre message est bien sûr le point clé puisqu'il va délivrer ce que vous voulez exprimer. Il sera d’ailleurs important une fois que vous aurez finalisé votre contenu de vérifier son adéquation avec l’objet de votre message (cross-check).

Vérifier l' adéquation avec l’objet de votre message

Quoi de plus désagréable que de recevoir un mail dont l’objet a peu ou prou de cohérence avec son contenu. Pensez-vous toujours à l’état d’esprit de votre ou vos destinataires en ouvrant et lisant votre message. Le risque si l’objet était juste là avec une intention d’accroche c’est que votre destinataire ne lise pas complètement et le supprimer sans prendre la peine de vous répondre et là l’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté. Pire, en cas de demande de rendez-vous ou de demande d’emploi le risque est que vos prochains mails ne soient même pas ouverts.

L’objectif que votre mail soit lu sera totalement raté

Le contenu d’un mail doit être différencié de celui d’une lettre. Soyez bref, précis, utiliser les mots justes.

Une des erreurs est d’écrire un mail comme si votre destinataire était en face de vous. Il ne l’est pas et votre mail sera peut-être lu dans une heure, un jour, une semaine ou jamais.

Faites des phrases courtes. Soignez la ponctuation, c’est elle qui va marquer le rythme de lecture de votre destinataire.

Une seule idée par paragraphe et au maximum 3 paragraphes par mail. Si vous avez besoin de vous fournir plus d’explications alors ne le fait pas dans le contenu du mail Utiliser un traitement de texte pour structurer votre pensée et joignez le document à votre mail.

Utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes

Attention voici les 3 principales erreurs à ne pas commettre avec l’envoi d’un mail avec une pièce jointe :

  • La première oublier la pièce-jointe. Qui ne l’a pas fait ? et là en général au mieux vous avez une volée de retour de mail vous la demandant (ironiquement) au pire vous donner l’image de quelqu’un qui manque de rigueur (demande d’emploi ou de stage par exemple)
  • Votre destinataire a-t-il le bon logiciel (ou la bonne version) pour ouvrir votre pièce-jointe, utilisez le format pdf pour vos pièces-jointes vous évitera bien des soucis.
  • Votre messagerie ou celle de votre destinataire limite peut-être la taille de vos pièces jointes. Au mieux votre message ne partira pas, au pire il n’arrivera jamais et toutes les messageries ne vous informeront pas forcément de ce cas.

 

Pour conclure le contenu de votre message, n’oubliez pas de le signer et d’ajouter vos coordonnées si vous pensez que c’est utile.

 

 

bernieshoot blogger photographe chroniqueur

Photo de couverture prise  le dimanche 31 août 2014  : «  Le jardin extraordinaire »

Une animation à l’entrée gratuite née d’une rencontre entre agriculteurs et artistes dont l’objectif est de rendre l’Art accessible à tous.

“ une rencontre entre agriculteurs et artistes „

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Commenter cet article

jazzy57 03/07/2016 23:27

Merci beaucoup pour les conseil judicieux . Je note pour les envois en pdf pour les photos .
Bonne soirée
Bises

corinne 27/06/2016 18:54

Très bon article qui permet de remettre quelques règles en place ! Merci !

Carrie 27/06/2016 15:14

Oh oui l'oublie de la piece jointe! Ca arrive si souvent!!!!

Laret 27/06/2016 09:03

Beaucoup de conseils utiles, qui semblent évidents, mais que l'on oublie souvent....Bonne journée, Jean-Pierre

dom 27/06/2016 05:00

Merci pour ces conseils.
Bon début de semaine, avec du soleil, mais frisquet ...
Bisoux, bernie

dom

covix 26/06/2016 23:05

C'est toujours bon d'avoir une piqure de rappel.
Bonne fin de soirée
@mitié

Caroline 26/06/2016 21:54

Merci pour ces conseils :)

lemenuisiart 26/06/2016 20:56

Et puis parfois il faut faire comment on le peux

Maria-Lina 26/06/2016 19:07

Bonjour Bernard, merci que de bons conseils! Bise et bon dimanche dans la joie!

Renee 26/06/2016 17:56

a des amis pas utile de mettre les coordonnées par contre tout autre destinataire c'est aussi une politesse. Bisoussssssss

Passiondew 23/09/2014 13:45

Fabulous shoot!

Bernieshoot 23/09/2014 15:28

Thank you ! you're welcome !

tiot le chti 13/09/2014 16:28

salut
il fait un temps superbe ce week-end
bon dimanche

Bernieshoot 14/09/2014 07:13

C'est l'été qui arrive

Louly 12/09/2014 17:07

Bonjour ! j'ai mis un post visiteurs, laissez votre com unique, afin que je puisse vous retrouver plus facilement merci, bonne journée bisous....

Bernieshoot 14/09/2014 07:13

Me retrouves tu maintenant?

FreeB 10/09/2014 07:52

elle a du chien ta photo

Bernieshoot 10/09/2014 10:11

merci, j'aime bien cette expression.

celine 10/09/2014 07:10

heureuse si cette astuce peut te servir. bises. celine

Bernieshoot 10/09/2014 10:10

je pense qu'elle va m'être utile.

Louly 09/09/2014 20:11

Bonne soirée et merci de ta visite !

Bernieshoot 09/09/2014 21:50

c'est super lune ce soir

lemenuisiart 09/09/2014 19:50

La photo est belle , mais alors le pdf, moi je déteste ! Je reçois plein d'affiche en pdf et après pour le mettre sur le blog c'est franchement une horreur, la qualité est pourrie après
A bientôt

Bernieshoot 09/09/2014 21:50

ah étonnant, sans doute le scan initial est de mauvaise qualité car un des avantages du pdf est de garantir le format de tirage

francine 09/09/2014 18:42

bonjour, je crois que la conversion au format pdf est payante? bonne soirée bisous

Bernieshoot 09/09/2014 21:48

non il y a des logiciels libres pour faire cette conversion

amandine 09/09/2014 14:18

je te fais un signe Bernie mdr

Bernieshoot 09/09/2014 18:13

un signe comment ?

wolfe 09/09/2014 13:51

Bonjour
Magnifique cette photo!
Moi je suis un peu perdu avec l'informatique..;J'y comprend strictement rien...
Belle journée

Bernieshoot 09/09/2014 18:13

Si tu as des questions tu peux me contacter, j'essayerais d'y répondre.

London Caller 09/09/2014 10:51

This is the colour of summer!

Bernieshoot 09/09/2014 18:12

Yes ! Summer Power !

tiot le chti 09/09/2014 10:39

salut
c'est bien cet article sur les mails , de bonnes choses à retenir
bonne journée

Bernieshoot 09/09/2014 18:12

c'est l'objectif, car finalement nous n'avons pas appris à nous en servir et les formations sont souvent coûteuses.

jean 09/09/2014 09:39

Juste pour un p'tit bonjour.... à jeudi... sans doute....
Jean

Bernieshoot 09/09/2014 18:11

c'est toujours bien quand c'est possible.

Marizou 09/09/2014 08:17

J'apprécie tous vos conseils.

Bernieshoot 09/09/2014 18:10

Merci, alors je vais continuer.

celine 09/09/2014 06:51

j'utilise le format pdf quand je ne connais pas les logiciels de mon destinataire, quand je suis sure qu'il possède un logiciel spécifique, j'utilise celui là. merci pour ces conseils, c'est toujours interessant. bises. celine

Bernieshoot 09/09/2014 18:10

Oui effectivement, parfois même en le sachant j'utilise le format pdf pour des besoins de copyright.

Elena800 09/09/2014 05:22

Bonjour, Le tournesol est très bien photographié, tu as su trouver la lumière idéale et l'abeille dessus. j'a

Bernieshoot 09/09/2014 07:07

Oui parfois les photos prennent l'allure de tableaux

Elena800 09/09/2014 05:23

Je n'avais pas fini. J'aime la photo qui pourrait être un tableau impressioniste ! Bon mardi, amicalement.

Gérard 08/09/2014 23:21

Une fleur qui porte bien son nom tellement elle est gorgée de soleil

Bernieshoot 09/09/2014 07:06

Elle en a bien profité

dacaiod 08/09/2014 22:16

bonsoir Bernie .... tes conseils sont très judicieux .... je pense que bien des gens seront satisfaits de les appliquer .... une chose que je pourrais rajouter .... Eviter les Majuscules .... çà donne un caractère agressif au message ... même s'il s'agit du mot "Cordialement" ... de même les abréviations sont parfois ressenties comme du "je m'en foutisme" ... pour ma part je déteste voir écrit "Cdlt" ... idem pour bonjour que je n'apprécie pas sous la forme "Bjr" ou encore "Slt" pour salutations
bonne fin de soirée - bisous

Bernieshoot 09/09/2014 07:05

Tes rajouts sont très pertinents

Nikita 08/09/2014 22:01

Coucou Bernie ! Merci pour ta participation à l'Instant T. et pour tous ces bons conseils. @ très bientôt

Bernieshoot 09/09/2014 07:04

Je participe avec grand plaisir

Sabrina 08/09/2014 21:23

Les couleurs sont très belles.

Bernieshoot 09/09/2014 07:04

J'ai bien accroché avec ces couleurs

Eki eder 08/09/2014 21:06

un très beau soleil et merci pour ces infos!

Bernieshoot 09/09/2014 07:03

Avec plaisir

monica breiz 08/09/2014 20:29

Merci pour les bons conseils
j ai fait pas mal d erreurs au debut de mon arrivée sur le pc
mais je fait attention maintenant
bonne soiree
kenavo

Bernieshoot 09/09/2014 07:03

Se tromper fait partie de la vie

La petite Créole 08/09/2014 19:35

je commence à utiliser le PDF
c'est beaucoup plus pratique
je trouve très belle ta fleur
gros bisous

Bernieshoot 09/09/2014 07:02

Oui c'est une bonne habitude

Chiffons and co 08/09/2014 19:13

ça m'est arrivé quelquefois d'oublier de joindre la pièce jointe (de moins en moins vu que j'utilise Gmail au bureau ) ^^

Bernieshoot 09/09/2014 07:02

C'est arrivé à tout le monde je pense

Patrizia M. 08/09/2014 18:50

Questa è bellissima Bernie!!

Bernieshoot 09/09/2014 07:01

Grazie Patrizia

thé âche 08/09/2014 18:44

merci pour ces conseils, pjtg se considère comme un laboratoire où nous travaillons à affiner, à avancer, si cela devait apparaître ailleurs se serait retravaillé. pour le moment les commentaires nous aident à prendre un peu de recul, et c'est un moyen de partager en toute sincérité.

Bernieshoot 09/09/2014 07:00

Pjtg est un endroit que j'apprécie,
Merci de nous avoir précisé la démarche

trublion 08/09/2014 17:13

C' est BOileau je cris que disait que
ce qui se conçoit bien
s' énonce clairement
et les mots pour le dire
arrivent aisément !
Tu as raison, il faut être précis et concis.
La photo de la fleur est magnifique, et je pense à une gaillarda !
Bonne soirée
Amitié

Bernieshoot 09/09/2014 06:59

Oui c'est une gaillarde

Maria-Lina 08/09/2014 17:11

Bonjour Bernard, merci pour tous ces bons conseils. Ta photo est magnifique, bise et bon lundi tout doux!

Bernieshoot 09/09/2014 06:58

Avec plaisir

jill bill 08/09/2014 16:27

Merci pour le lien Bernie... Un tournesol en bonne compagnie... dame abeille ! Pour le mail j'emploie peu... suis à la retraite, il sert surtout de coucou aux enfants... merci, jill

Bernieshoot 09/09/2014 06:58

C'est une gaillarde,
Je connais un retraité qui utilise beaucoup les mails, sourire

Pia Besa 08/09/2014 16:06

três belle photo

Bernieshoot 09/09/2014 06:56

Merci Pia

Pia Bessa 08/09/2014 16:05

três belle photo

Bernieshoot 10/09/2014 06:58

Oui j'aime les fleurs

francine 08/09/2014 15:22

bonjour, oublier la pièce jointe, çala fout mal; combien de fois ça m'est arriv é, m'attirant les foudres de mon chef... quand c'est à ma direction, je m'excuse platement... heureusement ils commencent à me connaître, une étourdie doublée d'une personne qui clique trop vite !!! je te souhaite une bonne journée bisous

Bernieshoot 09/09/2014 06:55

Un conseil, commence par ajouter la pièce jointe avant d'écrire le contenu du message

chat bleu 08/09/2014 14:33

oh quelle jolie photo, moi ce sont mes olives de mes chères collines!!!

Bernieshoot 09/09/2014 06:54

T'es olives sont superbes

Paris-Et-Ailleurs 08/09/2014 13:08

Bonjour Bernie, ta fleur est sublime, bon lundi, Dominique

Bernieshoot 09/09/2014 06:53

C'est bien pour débuter la semaine une fleur

Needs and Moods 08/09/2014 11:30

Coucou Bernard,
Très chouette photo. Pas évident en plus de pouvoir capturer en photo les petits insectes!! ^^
De toute façon, en grande fan de la nature, je ne peux qu'apprécier tes jolis clichés de fleurs!!!
Bonne semaine à toi, bisous.

Bernieshoot 09/09/2014 06:53

Parfois il faut un peu de chance, l'abeille est venue quand je faisais mes réglages

Rouge velours 08/09/2014 10:05

Cette fleur est si bien prise! Très belle photo! La lumière est magnifique!
Bravo Bernie!

Bernieshoot 09/09/2014 06:51

Le soleil brillait et la lumière était propice à se rendu

jean 08/09/2014 09:41

Bonjour
C'est certain que sur un mail, il ne faut pas écrire comme un courrier ordinaire...encore moins comme un entretien !...
Par contre pour la pièce jointe, j’utilise rarement PDF c'est sans doute une erreur...
Sincèrement
Jean

Bernieshoot 09/09/2014 06:50

C'est surtout une sécurité d'utiliser le pdf