Flower Monday- gérer vos mails-astuces-coaching

Sunny Monday,

Flower Monday,

Enjoy Your Monday,

Enjoy Flowers

Enjoy Mondays,

Enjoy Sun,

Enjoy Life

Take Care,

See you

Rendez-vous sur Hellocoton !

« J’ai reçu un email » voilà une phrase que j’aurais pu prononcer un grand nombre de fois lorsque je travaillais dans l’aviation civile. Mon quotidien a varié dans la réception de 300 à  400 mails professionnels avec des pointes à 600-700 mails.

Vous imaginez qu’il est alors nécessaire de s’organiser pour ne pas se laisser déborder par cet outil. Imaginez que vous passiez une minute en moyenne par mail, pour 300 mails vous y consacrerez 300 minutes soit 5 heures ! Mais quand allez-vous avoir le temps de travailler ?

 

"des pointes à 600-700 mails"

 

Mon Retour d’Expérience (REX) vous amènera peut-être à avoir un autre regard sur cet outil.

J’ai connu une période où la messagerie électronique n’existait pas. Son arrivée a bouleversé de manière irrévocable les comportements dans les cadres professionnels et privés.

Le mail peut devenir un catalyseur de conflits, de jalousie, de rancœur. Il est essentiel dans ce type de communication écrite de se demander comment sera lu et compris votre message. Vous ou vos destinataires n’aurons pas vos expressions ou votre intonation pour aider au décodage de l’information.

Nous avons des perceptions différentes. Un exemple pour illustrer ceci. Vous avez un problème sur votre voiture, vous vous rendez chez votre garagiste préféré et lui dites : « j’entends un bruit » il ouvre le capot et vous répond « Je ne vois rien ». Vous avez surement d’autres exemples qui vous viennent à l’esprit.

 

"un catalyseur de conflits"

 

Commençons par ce que je considère les bases de la messagerie électronique.

Tout d’abord à qui allez-vous envoyer votre mail. Dans un courrier postal vous écrivez à une seule personne, ici vous allez le choix, alors essayons de ne pas faire de mauvais choix !

 

Le ou les destinataires :

Souvent précéder de « pour » « A » suivant votre messagerie.

Il s’agit ici d’identifier à qui vous adresser votre message. A priori vous attendez une réponse de cette personne (c’est l’équivalent de l’adresse postale). Vous pouvez choisir plusieurs destinataires parce que le contenu du mail s’adresse à eux. Attention les adresses mails des destinataires sont visibles par tout le monde. Donc le destinataire n°1 saura que vous avez également adressé ce mail au n°2 et réciproquement. Toutes les adresses sont visibles.

L’ordre a-t-il une importance ? D’un point de vue messagerie non, d’un point de vue préséance certaines ou certains peuvent se trouver vexer d’être en fin de liste.

 

Destinataires en copie

Souvent précéder de « Cc ».

Lorsque vous choisit un(e) (ou plusieurs) destinataire(s) en copie, vous voulez-seulement les informer, les mettre en copie du contenu du mail. Les adresses seront visibles par les destinataires  et par les destinataires en copie. Ceci veut dire aussi que lorsque vous recevez un mail et que vous êtes en copie, l’auteur du mail n’attend pas de réponse de votre part ! C’est simplement une information. Une petite astuce, ajoutez-vous dans les destinataires en copie, ainsi vous aurez un moyen de savoir que votre mail a été distribué (c’est à dire arriver dans la boite de réception, mais pas encore ouvert ou lu).

 

Destinataire(s) en copie cachée

Souvent précéder de « Cci ».

 

A utiliser avec précaution dans un cadre professionnel sous peine d’avoir de grande désillusion. Les destinataires en copie cachée pourront voir les destinataires principaux et les destinataires en copie mais les destinataires principaux et les destinataires en copie ne verront pas les destinataires en copie cachée (si ça s’appelle cachée ce n’est pas pour rien). Méfiez-vous du collègue que vous avez mis en copie cachée d’un sujet polémique et qui pour vous marchez dessus pourra l’utiliser  (en le transférant par exemple). Dans ce cadre professionnel je recommande vivement de ne pas utiliser la copie cachée, c’est une bombe à retardement. C'est un moyen très petit pour mettre en défaut un collègue ou un supérieur.

 

"la confidentialité de chaque adresse sera respectée"

 

Par contre cette fonction a une utilité lorsqu’à titre personnel ou associatif vous souhaitez transférer ou écrire des informations à un groupe de personnes. Si vous utilisez « pour » ou « Cc » tous les destinataires verront les adresses mails des autres destinataires  et certains se plaindront surement de ce manque de confidentialité. Ce n’est pas parce que vous avez accès à mon mail que je souhaite que vous le diffusiez. Donc pour écrire à un groupe utilisez la copie cachée (Cci), la confidentialité de chaque adresse sera respectée.

 

Je terminerai cette première séance par une astuce que vous n’aurez pas l’audace d’utiliser.

Vous reprenez le travail et en ouvrant votre messagerie vous avez 300 mails non-lus (parfois plus). Mon astuce pour bien reprendre est très simple vous les sélectionner tous et vous les supprimer. Les raisons sont simples. En votre absence bon nombre de messages auront trouvé une réponse donc inutiles de les lire, vous connaitrez bien la réponse d’une manière ou d’une autre. Soit une réponse est toujours en attente et l’auteur du mail vous sollicitera certainement dès qu’il aura conscience que vous êtes revenu. D’ailleurs si c’est vraiment important il devrait vous appeler ou venir vous voir (nous en reparlerons).

Alors prêt(e) à utiliser cette astuce qui vous fera gagner pour 300 mails(et seulement 1 minute par mail) 5 heures de travail ?

 

D’autres séances suivront, surtout si vous avez aimé celle-ci.

 

images

 

Rendez-vous sur Hellocoton !

l'instant T de Nikita
l'instant T de Nikita

La photo de couverture est ma participation à l'instant T du boudoir de Nikita

Tag(s) : #Flower Power

Partager cet article